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Uma vez determinada a eliminação de documentos, devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificação dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição.
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A fase de destinação corresponde a ultima fase das 3 existentes na gestão de documentos, ela envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
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As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação .1ª Fase (Produção)Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Recomenda-se, nesta fase, evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo desordenado de papéis implicará em maior dificuldade do controle das informações no arquivo .2ª Fase (Utilização)Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.3ª Fase (Avaliação e Destinação)Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
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Correta.
São 3 as fases básicas de gestão de documentos.
1ª fase: Produçao. Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.
2ª fase: Utilização. Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
3ª fase: Avaliação e Destinação. Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados. (VESTCON).
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CERTO
ENQUANTO NAS FASES DE PRODUÇÃO E UTILIZAÇÃO AS TAREFAS SÃO MENOS COMPLEXAS, A DESTINAÇÃO ENGLOBA AS ATIVIDADES DE ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO DE DOCUMENTOS O QUE TORNA MAIS DEMORADA E COMPLEXA.
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A Destinação envolve a analise e avalição dos documentos, com vistas as estabelecer seus prazos de guarda e decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados. Por isso pode ser considerado sim mais complexo que Utilização e Produção.
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A fase de destinação de documentos, em um programa de gestão de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, por envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo ou o descarte.
Fiquei na dúvida quanto ao termo em negrito, não seria "recolhidos", pois estamos falando em arquivo permanente? ou não?
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Esta atividade é desenvolvida com base em critérios bastante subjetivos, em sua grande maioria. Sendo assim, cabe ao avaliador julgar quais documentos são ou não são importantes, com base em seus próprios termos e valores. Além disso, como um documento ou conjunto de documentos pode se relacionar com várias áreas do conhecimento, é necessário que a avaliação seja feita por uma equipe multidisciplinar, ou seja, composta por membros de diferentes áreas de atuação da instituição, ou das áreas a que os documentos avaliados se referem.
Da avaliação podem surgir dois destinos diferentes: a eliminação ou a guarda permanente.
A fase de destinação é a mais complexa, porque envolve a atividade de avaliação de documentos.
Portanto o item está correto.