Recebimento e classificação
Efetuar a separação dos documentos recebidos em caráter oficial, ostensivo ou sigiloso e particular.
Os documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados aos respectivos destinatários.
Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, verificando-se a existência ou não de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classificá-lo de acordo com o assunto tratado.
A classificação é uma operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento.
Determinado o assunto, deve-se escolher, conforme o código de classificação de documentos de arquivo adotado, a categoria na qual o documento será classificado, atribuindo-lhe o respectivo código numérico de referência, que permitirá recuperá-lo posteriormente. Depois elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo e encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação
Registro, autuação e controle da tramitação ( ou movimentação)
Funciona como centro de distribuição e redistribuição de documentos
Autuação é colocar na capa do processo o carimbo de protocolo (número e data de entrada – de preferência no canto superior esquerdo), anotar o código de classificação, o resumo do assunto e proceder a distribuição às unidades administrativas destinatárias.
A ficha de protocolo, em geral, deverá ser elaborada em 3 vias, contendo os seguintes dados: número de protocolo, data da entrada, origem, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto e data da primeira distribuição.
A 1a. via será arquivada em ordem numérica-cronológica (número de processo e ano de autuação), a 2ª via em ordem alfabética (pessoa física ou jurídica) e a 3ª via em ordem alfabética pela referência / assunto.
Para que o serviço responsável pelas atividades de protocolo proceda a atualização dos dados, tenha controle da movimentação dos documentos e possa prestar informações sobre localização dos mesmos, faz-se necessário que as unidades administrativas do órgão enviem, diariamente, a este serviço, as 1as vias das guias de encaminhamento utilizadas.
Expedição
Ao receber a correspondência para expedição, recomenda-se verificar se não faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondência no original e nas cópias, preparar os envelopes, expedir original e encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.