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Fases da gestão documental:
P ........................Produção
U ........................Utilização
D .........................Destinação
2ª fase - Utilização: "refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento da sua função administrativa. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização, preservação e elaboração de de instrumentos de recuperação da informação(...)"
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Resposta: (Errado)
Justificativa:
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo não é elaborado na fase de produção de documentos. É elaborado na fase de utilização de programa de gestão de documentos.
Embasamento: 3.3 - As três fases básicas da gestão de documentos são : produção, utilização e destinação.
• 1ª Fase - Produção de documentos: (vide fonte abaixo para maiores detalhes)
• 2ª Fase - Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
• 3ª Fase - Destinação de documentos: (vide fonte abaixo para maiores detalhes) Click na Fonte: Arquivos e Documentos - Conceitos e Características
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Fases da Gestão de Documentos: PUAD
1º Fase - Produção
2º Fase - Utilização
3º Fase - Avaliação e Destinação
Fonte: Arquivologia Facilitada - João Tiago e Leonardo Reis
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PUAD: VEJAM
Produção:
1. A produção de documentos;
2. Elaboração de formulários;
3. Estabelecimento de padrões;
4. Verificação da necessidade do documento, etc.
Utilização:
1.Protocolo: Recebimento, classificação, registro e tramitação (distribuição e expedição);
2. Organização: Inspeção, Estudo, Classificação, Codificação, Ordenação e Guarda;
3. Elaboração de normas de acesso à documentação (busca)
Avaliação:
1.Prêmio de classificação de assuntos e
2.Tabela de temporalidade dos documentos.
Destinação:
1. encaminhamento de documentos para guarda permamente, descarte ou eliminação
Logo, classificação está na fase de utilização (protocolo).
Assertiva: Falsa
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A classificação dos documentos está dentro do protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação).
O protocolo, por sua vez, encontra-se dentro da fase de utilização, que é uma das fases da gestão dos documentos (Produção, utilização e destinação).
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precisamos fazer links de raciocínio como o seu Diogo . Parabéns !
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Complementando os comentários:
Utilização diz respeito ao fluxo documental (atividade de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades. Esta fase abrande os seguintes elementos:
- Gerenciamento dos arquivos de primeira e segunda idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;
- política de acesso aos documenos.
Fonte: Renato Valentini. Arquivologia para Concursos. Página 116.
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Questão errada, outra ajuda a responder, vejam:
Prova: CESPE - 2013 - ANP - Analista Administrativo - Área 1 Disciplina: Arquivologia | Assuntos: Gestao documental; Código de Classificação;
A elaboração do código de classificação de documentos acontece na fase de utilização de programa de gestão de documentos.
GABARITO: CERTA.
"Fica aqui o meu apelo para a equipe do site “QUERO MINHA VERSÃO ANTIGA DO QC”
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Segundo Marilela Paes, geralmente referencia bibliográfica do cespe, é na fase de UTILIZAÇÃO
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A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, enquanto a classicação de acontecer na utilização
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A classificação é uma atividade do protocolo e, portanto, faz parte da etapa de utilização da gestão de documentos. ERRADA
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O código de classificação é a ferramenta que organiza os documento de maneira lógica, mostrando as inter-relações entre os documentos, dos documentos com o conjunto e com o produtor.
Esta ferramenta é elaborada por uma comissão multidisciplinar, que considera todos os assuntos e normas que disciplinam a atuação da instituição, bem como seus objetivos, atividades e tarefas. As atividades desta comissão, que compõem o processo de avaliação, são realizadas na fase de destinação da gestão de documentos, ou seja, após as fases em que os documentos já foram produzidos (para atender a uma necessidade administrativa) e utilizados (possibilitaram a execução de atividade específica), na fase onde deve ser analisada e decidido o valor do documento e sua importância para a instituição e para a sociedade.
Portanto classificação de documentos é realizada na fase de destinação da gestão de documentos.
Gabarito do professor: Errado
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Um código de classificação de documentos de arquivo é elaborado na fase de UTILIZAÇÃO de documentos.
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O professor viajou. Destinação? :o
Fase de utilização: Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação) de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. (Marilena Leite Paes)
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PUAD
Produção
Utilização: Protocolo / Plano de Classificação
Avaliação e Destinação: Avaliação / Tabela de Temporalidade
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O código de classificação é a ferramenta que organiza os documento de maneira lógica, mostrando as inter-relações entre os documentos, dos documentos com o conjunto e com o produtor.
Esta ferramenta é elaborada por uma comissão multidisciplinar, que considera todos os assuntos e normas que disciplinam a atuação da instituição, bem como seus objetivos, atividades e tarefas. As atividades desta comissão, que compõem o processo de avaliação, são realizadas na fase de destinação da gestão de documentos, ou seja, após as fases em que os documentos já foram produzidos (para atender a uma necessidade administrativa) e utilizados (possibilitaram a execução de atividade específica), na fase onde deve ser analisada e decidido o valor do documento e sua importância para a instituição e para a sociedade.
Portanto classificação de documentos é realizada na fase de destinação da gestão de documentos.
Gabarito do professor: Errado
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ERRADO
Cuidado com alguns comentários errados que mencionam até mesmo professores. O código de classificação é aplicado na fase de UTILIZAÇÃO. Foi até compartilhada uma questão lá embaixo da ANP. Parem de postar entendimentos com nome de professores que contrariam a banca. Isso só vai atrapalhar os colegas.
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FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS (PUD)
Produção
Utilização
Destinação
A elaboração do código de classificação de documentos acontece na fase de utilização.
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o código de classificação de documentos é elaborado na fase de utilização do programa de gestão. A banca vai te confundir porque a classificação é feita na fase de produção, mas a confecção do código acontece na fase de utilização.
Resposta: errada
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ERRADO
NA FASE DE UTILIZAÇÃO
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Direto ao Ponto!
Um código de classificação de documentos de arquivo é elaborado na fase de produção (UTILIZAÇÃO) de documentos de um programa de gestão de documentos.
GABARITO: ERRADO