R: Arquivo de primeira
idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultados
frequentemente, conserva dos nos escritórios ou nas repartições que os
receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácilacesso.
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estágios ou fases por que passam os documentos dentro da instituição.
As três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente, são assim descritas:
1. “Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conserva dos nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso” . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados .
2. “Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.
3. “Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva”.