Quanto às categorias documentais, estas são estipuladas pelas gradações da representatividade jurídica dos conteúdos dos documentos que nelas se enquadram. Nesse sentido, os documentos públicos e os notariais, no que couber, podem ser: dispositivos, testemunhais e informativos (BELLOTTO, 1991).
No primeiro caso, o dos documentos dispositivos, enquadram-se os documentos normativos, os de ajuste e os de correspondência.
Serão documentos normativos os que se enquadram como manifestações de vontade de autoridades supremas e que devem obrigatoriamente ser acatados pelos subordinados. Como são dispositivos, eles são exarados antes que aconteçam os fatos e atos nele implicados. Emanam do Poder Legislativo, Executivo ou de autoridades administrativas com poder de decisão. Exemplo: lei, decreto, instrução normativa, estatuto, ordem de serviço, regimento, decisão, regulamento, acórdão, resolução e despacho decisório.
Os documentos de ajuste são documentos pactuais, representados por acordos de vontade entre duas ou mais partes.
Podem ser: tratado, ajuste, convênio, termo, contrato e pacto. Para o caso dos arquivos públicos, uma dessas partes deverá ser a
administração pública.
Os documentos de correspondência são os que, em geral, derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execução em âmbito mais restrito de jurisdição: alvará, intimação, circular, exposição de motivos, aviso, edital, portaria e memorando.
O segundo caso é o dos documentos testemunhais, que são os que acontecem depois do cumprimento de um ato dispositivo ou derivam de sua não-observância ou são relativos a observações sujeitas a relatórios, a termos de visita etc. Podem ser de assentamento os configurados por registros oficialmente escritos sobre fatos ou ocorrências, tais como: ata, termo, apostila, auto de infração etc.
Nessa mesma categoria, há também os comprobatórios. São os que derivam dos de assentamento, comprovando-os, tais como os atestados, certidões, traslados e cópias certificadas.
Como terceira e última categoria, encontramos os documentos informativos, que são opinativos/enunciativos e esclarecem questões contidas em outros documentos, cujo conteúdo vai fundamentar uma resolução: pareceres, informações, relatórios, votos e despachos interlocutórios (BELLOTTO, 1991).