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Gabarito E
1.1.1.Atividades do Protocolo
Receber, registrar e autuar, classificar, rever a classificação, expedir, distribuir, arquivar as cópias e documentos, bem como, controlar a movimentação dos mesmos. Fornecer antecedentes e precedentes, fornecer dados à turma de informações, fornecer certidões de pareceres e informações. Também fazem parte desses serviços, informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos.
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d) Correta - A atividade de protocolo é típica da fase corrente, poi é quando os documentos tramitam bastante.
O protocolo realiza as seguintes atividades:
1) Recebimento
2) Registro
3) Autuação - É o procedimento no qual os documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, numeração das páginase ainda a atribuição de um número que o identificará. Isso é a abertura de um processo.
4) Classificação
5) Expedição/Distribuição
6) Controle/Movimentação
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PROTOCOLO é o controle da tramitação dos documentos, que permite prestar informações aos usuários em tempo real. É uma atividade típica da fase corrente, que se concretiza em:
RECEBIMENTO: Controle da entrada ou recepção dos documentos a instituição
REGISTRO: cadastro dos dados de cada documento em sistema manual ou informatizado, conforme origem, espécie, e outros...
AUTUAÇÃO: é a atribuição de um número de controle do documento.
CLASSIFICAÇÃO: é a separação dos documentos os agrupando por assunto ou área por exemplo
EXPEDIÇÃO(FORA DO ORGÃO)/DISTRIBUIÇÃO( DENTRO DO ORGÃO): encaminhamento dos documentos para a área correspondente
CONTROLE/MOVIMENTAÇÃO: acompanhamento do andamaneto ou tramitação dos documentos.
Espero ter ajudado! VQV
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Fases de Protocolo: Re – Cla – Re - Mo
Recebimento
Classificação
Registro
Movimentação
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Olá pessoal,
Alguém poderia comentar o erro da letra c).
Bons estudos!
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Sobre a letra c A classificação é que considera os assuntos.
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Pessoal,
Alguém saberia explicar o erro da letra B? Se puder deixar recado no meu usuário seria de grande ajuda, desde já agradeço.
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Fernando,
O erro da letra B está na palavra exclusivamente , pois há outras formas de entrada de documentos tais como por doação ou produção. Transferência ou recolhimento é a passagem do arquivo corrente- intermediário-permamente, sendo que a passagem recolhimento ocorre apenas quando é arquivo corrente ou intermediário para o arquivo permanente.
a entrada de documentos no arquivo acontece exclusivamente por transferência ou recolhimento.
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Na verdade, eliane, as atividades de protocolo divergem das atividades de Transferência e Recolhimento (b). A letra b é absurda porque quando falamos em protocolo só poderemos associá-lo às atividades de arquivo corrente.
Transferência ocorre quando um documento de arquivo sai da fase corrente e vai para a fase intermediária.
Recolhimento ocorre quando o documento de arquivo vai para a fase permanente.
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Alguém pode explicar a letra E ??? Deram o conceito, mas não a explicação!!!
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a) a expedição de documentos não é realizada com o mesmo controle dado à entrada de documentos, visto que sairão da instituição.
Errada. Claro que há um registro para fins de controle. Imagine que o setor de licitação solicitasse a expedição de um documento. Se isso não fosse registrado o protocolo iria informar que o documento ainda estaria no setor de licitação;
b) a entrada de documentos no arquivo acontece exclusivamente por transferência ou recolhimento.
Errada. No CESPE, questões restritivas - exclusivamente - normalmente estão erradas. Ela é muito abrangente para ter uma restrição tão forte: que arquivo??? Se for um arquivo setorial, por exemplo, pode-se dar o arquivamente desde a sua produção;
c) o registro de entrada de documentos é feito, geralmente, considerando-se o tema dos documentos.
Errada. No protocolo, notadamente no serviço público, a entrada de documentos é feita pela data e um número sequêncial dependente da data;
d) a distribuição e a tramitação de documentos acontecem, atualmente, somente em meio eletrônico.
Errada. Existem órgãos públicos que fazem a distribuição e a tramitação por meio de livros. Era assim no meu órgão até o ano passado;
e) a unidade de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuação de documentos.
Correta. Além da autuação, o protocolo é o responsável por várias outras atividades, mas elas já foram comentadas pelos colegas.
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Eae pessoal beleza ?
Embora o comentário do nosso colega está perfeito, eu só vou complementar o erro que eu achei na alternativa '' C ''
c) o registro de entrada de documentos é feito, geralmente, considerando-se o tema dos documentos.
ERRADA: olhe só:
O Examinador usou a palavra ''geralmente'', e geralmente o registro de documentos é feito por meio da sua origem, coadunando-se com o princípio da proveniência, ou do respeito aos fundos. Isto é , o documento é organizado NÃO pelo seu tema que é abordado mas SIM, por qual instituição ele se originou, sendo VEDADO misturar o documento com o de outra instituição.
O princípio que resguarda que os documentos devem ser agregados pelo seu '' tema '' e não origem é o principio da PERTINÊNCIA.
QUE muitos autores de livros NÃO GOSTAM, pois acham uma ameaça ao principio da proveniência visto que o que importa é o tema e não a origem da instituição que originou. Logo, um assunto que fale sobre '' Previdência '' do ministerio da saúde poderia ser juntado com o assunto '' Previdência '' do ministério da integração por exemplo.
valeu galera.
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http://pt.scribd.com/doc/176165767/Nocoes-de-Arquivologia-Aula-00
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Resposta letra "e", outras ajudam a responder vejam:
Prova: CESPE - 2008 - INSS - Analista do Seguro Social - Arquivologia Disciplina: Arquivologia | Assuntos: Gestao documental; Tabela de temporalidade; Suportes documentais;
Um documento de arquivo (ofício, memorando, relatório, projeto etc.) pode ser protocolado em qualquer unidade de órgão ou entidade, mas a abertura de processo ou de um novo volume de processo deve ser feita, exclusivamente, no setor de protocolo.
GABARITO: CERTA.
Prova: CESPE - 2014 - MDIC - Agente Administrativo Disciplina: Arquivologia
A abertura de processos é uma função exclusiva dos serviços de protocolo.
GABARITO: CERTA.
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Conforme MARILENA LEITE PAES, as atividades que compões o setor de protocolo são:
1) RECEBIMENTO (recepção dos documentos)
2) REGISTRO (cadastro dos dados dos documentos)
3) AUTUAÇÃO (formação/abertura de processos)
4) CLASSIFICAÇÃO (separação por assunto)
5) EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO (encaminhamentos aos destinatários)
6) CONTROLE/MOVIMENTAÇÃO (controle da tramitação/andamento)
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Atividades do protocolo
• Recebimento – recepção/entrada de documentos de origem interna ou
externa.
• Autuação e Registro – atribuição de número ao documento/conjunto documental
e registro no sistema de controle de protocolo, mediante processo
manual, mecanizado ou informatizado.
• Classificação – Os documentos são anteriormente identificados e analisados
atendendo ao plano de classificação do órgão.
• Distribuição e Expedição – saída/encaminhamento de documentos do
protocolo para outro setor/instituição. Distribuição (encaminhamento de
documentos para setores internos/unidades da mesma instituição). Expedição
(encaminhamento de documentos para outras instituições).
• Controle e Movimentação – Mediante processo que pode ser: manual,
mecanizado ou informatizado, faz-se o controle do fluxo documental desde
a entrada/criação do documento na instituição. Os sistemas informatizados
atendem com precisão esta trajetória documental traçando/registrando
todo o percurso do documento.
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Vamos analisar item a item para descobrir os erros:
A) a expedição de documentos é realizada com o mesmo controle dado à entrada de documentos.
B) a entrada de documentos no arquivo acontece por produção ou recebimento, na fase corrente.
C) o registro de entrada de documentos é feito, geralmente, considerando-se o número dos documentos.
D) a distribuição e a tramitação de documentos acontecem, atualmente, tanto em meio físico quanto eletrônico.
E) a unidade de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuação de documentos.
Portanto está correta a alternativa de letra "E".
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O protocolo:
Recebe
Registra
Autua
Classifica
Expede (externo) / Distribui (Interno)
Controla/Movimenta a tramitação de documentos
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entao o cara do protocolo vai junto dentro do caminhao do correio? olha, só assim para ter o mesmo controle interno na expediçao..
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Não é autuação de documentos, é autuação de processos. rs
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LETRA E