Pessoal, o comentário do Rogério Marques foi bem esclarecedor.
Para quem quiser aprofundar mais no assunto, a Marilena Leite Paes faz uma reflexão boa sobre isso inclusive definindo conceitos para quem ainda não domina essa questão da centralização e descentralização nos arquivos.
Segue o link: http://books.google.com.br/books?id=dtVdfKve3WgC&pg=PA39&lpg=PA39&dq=centraliza%C3%A7%C3%A3o+e+descentraliza%C3%A7%C3%A3o+do+protocolo&source=bl&ots=EDZ0Ja4mfX&sig=SI2DGWNcPyy07Al43ToY2nFxYO4&hl=pt-BR&sa=X&ei=YjE8VOvHE4LKgwSarYAg&ved=0CCUQ6AEwAQ#v=onepage&q=centraliza%C3%A7%C3%A3o%20e%20descentraliza%C3%A7%C3%A3o%20do%20protocolo&f=false
Páginas 37 - 39
Para compreender o raciocínio da questão é preciso distinguir as atividades desenvolvidas pelos serviços de protocolo em dois campos: 1) atividades de controle (protocolo em sentido específico) e 2) atividades de arquivo.
Partindo dessa ideia, considera-se CENTRALIZADO quando o sistema reúne num único local as atividades de controle e o arquivamento da documentação. Por exemplo: todos os documentos recebidos e enviados por todos os departamentos de uma instituição são direcionados a um único local, que atua tanto no controle (ou seja: recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição), como no arquivamento.
Por outro lado, o sistema DESCENTRALIZADO consiste em instalar arquivos em cada departamento da instituição. Sendo que este sistema, onde cada departamento possui um local de arquivo, deve observar dois critérios:
a) Centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos: um ÚNICO órgão controla a documentação e cada departamento responsabiliza-se pelo arquivamento de seus documentos. Isto é, o que centraliza é apenas a atividade de controle e não todo o serviço de protocolo (sentido amplo).
b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos: aqui ocorre a descentralização em todas as atividades, tanto no controle, quanto no arquivamento. Ou seja, cada departamento da instituição assume o controle e, ao mesmo tempo e num só lugar, o arquivamento propriamente dito.