A fonte do examinador para construir essa pergunta é o e-ARQ Brasil, mais exatamente o tópico 5 "Planejamento e implantação do programa de gestão arquivística de documentos", p. 20:
"No planejamento do programa de gestão, algumas tarefas fundamentais devem ser cumpridas:
[...]
- definição dos metadados a serem criados no momento da produção do documento e ao longo do seu ciclo de vida;
[...]"
A opção D é praticamente uma transcrição ipsis literis desse texto e por isso foi a considerada correta.
As opções A, B, C e E também referem-se, de forma geral, a atividades importante no contexto de um programa de gestão de documentos, no entanto - pela lógica do e-ARQ Brasil - não se configuram como atividades relacionadas à fase de PLANEJAMENTO, que está no cerne do questionamento.