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"Aprendemos que movimento que o documento realiza internamente na instituição chama-se tramitação. A tramitação deve ser controlada pelo protocolo, e uma das atividades de protocolo, de controle da tramitação de documentos, é o registro, onde são extraídos os metadados do documento e os mesmos são inseridos em sistema próprio (não necessariamente informatizados) para posterior localização e análise."
Professor Mayko Gomes
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Definição de tramitação segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Tramitação é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como trâmite ou movimentação.
http://www.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?tpl=home
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Complementando...
Uma diferença sutil entre distribuição x tramitação:
Distribuição é a movimentação de documentos interna e não possui caráter decisório. Ao contrário da tramitação, que poderão ser expedidos para outros órgãos/instituições e possui caráter decisivo.
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A trajetória realizada pelo documento desde sua produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida como tramitação.
A tramitação de documentos deve ser registrada e acompanhada por ferramentas específicas de protocolo. Isso é necessário para viabilizar não só a sua busca e recuperação, como também para responsabilizar autores de quaisquer danos que o documento tenha sofrido, ou acompanhar o histórico de suas ações para compreender as rotinas administrativas institucionais.
Portanto o item está correto.
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O item apresenta corretamente o conceito de tramitação, que deve ser controlada pelas atividades protocolo da instituição, de forma a manter o registro dos andamentos de cada documento da instituição.
by neto..
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Eu marquei errado, pois documentos particulares não passam pela etapa de registro, a questão traz como "deve", achei que se tratava de uma pegadinha. Alguém se importa de tirar essa dúvida?
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O controle da tramitação é o mapeamento do andamento do documento. É possível saber aonde o documento se encontra, quem é o responsável, data de recebimento... Caso haja necessidade, através desse controle identifica-se quem foi o responsável pelas decisões do processo, se estão sendo atendidas as datas...
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PARACOMPLEMENTAR
Distribuição, Redistribuição, Expedição fazem parte do processo de tramitação.
na distribuição o doc é transferido para algum órgão dentro da própria instituição, então ele retorna para o Registro (um dos processos do protocolo) onde é encaminhado para outro órgão(também dentro da instituição) isso se chama Redistribuição.
Agora, quando se deseja enviar o doc para fora da instituição, das é realizada a expedição.
qualquer erro me avisem.
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Como já se falou em outra questão da CESPE, a diferença entre tramitação e distribuição não reside no fato de em uma haver tomada de decisão e em outra não; digo, em outra assertiva, vi os colegas errando a questão, porque leram "tomada de decisão" e julgaram a alternativa como se tramitação fosse, mas não era. Percebam, a tramitação é o percurso que o documento faz dentro da instituição por seus setores, ou seja: Protocolo -> Recursos Humanos -> Financeiro -> Assessoria Jurídica (...).
Portanto, quando se fala em tramitação, fala-se também em diversos setores pelos quais o documento transita, ou seja, o documento faz o percurso entre setores.
Já na distribuição/expedição, fase que faz parte da tramitação, o documento sai de um setor e vai para outro para que seja cumprida a função daquele documento, ou seja, na distribuição também há tomada de decisão, mas não no ato de distribuir em si; acontece que aqui o percurso do documento é para o setor que tomará a decisão administrativa, enquanto que na tramitação o andamento é entre setores.
E além de tudo isso, cabe à gente ficar ligado aos termos trazidos pela CESPE, porque além das fases da gestão de documentos : "Produção/ Criação, Utilização, Tramitação, Avaliação e Arquivamento", e além das atividades de protocolo: "Recebimento, Registro, Autuação, Classificação, Distribuição/Expedição, Controle", temos os setores de protocolo, que são recorrentes em provas da CEBRASPE:
- Recebimento: Responsável pela separação, leitura, classificação e envio dos não particulares e não sigilosos ao setor de registro e movimentação;
- Registro e movimentação: Responsável pela localização dos antecedentes de um documento e identificação de metadados; identificação de procedência, espécie, código e resumo do assunto. Registro de novo destino e encaminhamento aos respectivos destinos.
- Expedição: separação do original da cópia, expedição do original e encaminhamento ao setor de arquivamento.
Bons estudos a todos.
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EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO: atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.
Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão.
Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.
TRAMITAÇÃO está relacionada ao CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO: é a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo).
MACETE:
DIstribuição + Redistribuição + EXpedição = Tramitação do Documento.
Expedição
· Para outro órgão ou instituição
· EXterna, fora da instituição (Remessa Externa)
DIstribuição
· Dentro do mesmo órgão
· Dentro da instituição, Interna. (Remessa Interna)
MACETE 2:
Expedição -> Remessa Externa
Distribuição de Documentos -> Remessa Interna
Macete 3:
Movimentação ---- Na movimentação ocorre a distribuição e a tramitação.
Distribuição é a entrega dos documentos aos setores por onde os documentos começarão a tramitar.
Tramitação é conjunto de atos, medidas e diligências prescritas para o andamento de um processo.
GAB.: CERTO