Questão 97783

• Banca: FCC
• Órgão: DPE-SP
• Ano: 2010
• Provas: FCC - 2010 - DPE-SP - Agente de Defensoria - Administrador
• Disciplina: Administração Geral
• Assuntos: Gestão da informação e do conhecimento

Com relação aos requisitos funcionais para a gestão eletrônica de documentos, considere as afirmativas abaixo.

I. Os sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos devem ser idôneos, prevendo a limitação de acesso à tecnologia por meio da criação de privilégios de acesso (senha, cartões).

II. Os documentos não precisam ser completos, mas, devem conter elementos suficientes para atestar data, hora e lugar da produção.

III. São essenciais métodos que garantam a não adulteração dos documentos, incluindo a capacidade do sistema eletrônico, identificar o original, mecanismos de preservação (reprodução e migração) e de verificação da proveniência.

IV. Deve-se evitar a duplicação de documentos e garantir que as atividades sejam registradas em documentos de arquivo.

V. É essencial a definição de regras de workflow por meio da integração dos procedimentos administrativos e documentários e o estabelecimento de uma trilha de auditoria que registre todas as intervenções feitas no documento.

Está correto o que se afirma APENAS em

• A. I e III.
• B. I e IV.
• C. III, IV e V.
• D. II, III e V.
• E. I, III, IV e V.

Gabarito: E

Comentários

• Fluxo de Trabalho (em inglês: Workflow) é a seqüência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, envolvendo a noção de processos, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras. 

   

  http://pt.wikipedia.org/wiki/Fluxo_de_trabalho 

• IV. Deve-se evitar a duplicação de documentos e garantir que as atividades sejam registradas em documentos de arquivo. 
  
  Pergunto: backup não é duplicação, como medida de segurança?
  
  V. É essencial a definição de regras de workflow por meio da integração dos procedimentos administrativos e documentários e o estabelecimento de uma trilha de auditoria que registre todas as intervenções feitas no documento. 
  
  Auditoria que registre Todas as intervenções?
  
  No mínimo, sinistro!
• Na minha opinião esta questão está muito mal formulada pois abre espaços para a subjetividade em pelo menos dois itens ( IV e V )
  
  
  Concordo com o colega , no mínimo "SINISTRO"!!!
   
• Bom dia, 
  
  no item IV, quando a questao fala em "Deve-se evitar a duplicação de documentos", está correto uma vez que deve-se efetivamente evitar que o mesmo documento passe pelo fluxo (workflow) duas vezes. Por exemplo : uma aprovacao de um pedido de compra, que representa 1 unico documento, nao poderia ser processada duas vezes pelo mesmo usuário. Caso isso aconteça, é porque alguém o duplicou, o que estaria errado funcionalmente (1 pedido = 1 aprovacao de 1 usuario, independente de quantos usuários irão aprovar). A função pode ser duplicada (mais de um aprovador), mas não o documento. Espero que tenha ficado claro para todos. 
  
  Nao tem fonte a citar  pois baseia-se no meu conhecimento pessoal, ou seja, não tem literatura que suporte, só a prática neste caso.
  
  Obrigado e bons estudos !
  

• outra coisa no item IVI. Deve-se evitar a duplicação de documentos e garantir que as atividades sejam registradas em documentos de arquivo. 

  documentos de arquivo?? não poderia ser um banco de dados?? o que é documentos de arquivo??

  
  

  questãozinho muito mal-formulada
  

• e) I, III, IV e V.
  

  
  

  II. Os documentos não precisam ser completos, mas, devem conter elementos suficientes para atestar data, hora e lugar da produção. (errado)
  

  
  

  Um modelo de requisitosfuncionais deve considerar as seguintes diretrizes para garantir a produção e amanutenção de documentos arquivísticos tradicionais e eletrônicos, autênticos efidedignos:

  · Produção de documentos essenciais à administração da organização: evitarduplicação e garantir que as atividades sejam registradas em documentos dearquivos;

  · O documento deve ser completo, isto é, deve conter elementossuficientes que assegurem sua capacidade de sustentar os fatos que atesta: datahora e lugar de produção, da tramitação e do recebimento, assinatura, nome doautor, do destinatário e do redator, assunto, código de classificação, etc.

  · Controle sobre procedimentos de produção: os procedimentos de criaçãodevem ser rigorosos, detalhados e rotineiros a fim de garantir a suafidedignidade.

  
  

  http://www.avm.edu.br/docpdf/monografias_publicadas/k213970.pdf
  

  pag23

• Entendo como tanta gente transbordante de informação não passa. Não é que as pessoas não sabem, mas são apenas recipientes de informação. Acha que é só se encher de conteúdo e pronto. Boa parte ainda não sabe como estudar. Pessoal, parafraseando Freud... às vezes um charuto é apenas um charuto... O comando da questão pede as vogais e vocês querem encaixar à força o alfabeto todo apenas pra usar o que estudou. Daí o estresse!

  Se você acha casca de banana em tudo vai se ferrar...