SóProvas

ID
105070
Banca
CESPE / CEBRASPE
Órgão
TRE-MG
Ano
2009
Provas
Disciplina
Arquivologia
Assuntos

A política arquivística brasileira reconhece a gestão de documentos como um dos principais instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. A respeito da gestão de documentos, assinale a opção correta.

Alternativas
Comentários
  • GESTÃO DE DOCUMENTOSConceito:Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação. 1 Fase - Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nessa fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.2 Fase - Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.3 Fase - Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda de documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

  • Para memorizar: PUD

    -produção

    -utilização

    -Destinação

  • De acordo com o art 3 da lei 8158/1991, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente . A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção ( nascimento ) até a sua destinação final ( eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente ) . Portanto ela abrange todas as atividades de rotina inerentes as idades correntes e intermediárias . São consideradas atividades de gestão de documentos a inspeção, avaliação, destinação, eliminação, dentre outras . Importante observar que a descrição é uma atividade de arquivo permanente e não de uma gestão de documentos . A gestão envolve documentos dos mais variados suportes .

     São suas fases básicas :

    Produção - os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão , evitando-se dessa forma que sejam elaborados os não essenciais

    Utilização - diz respeito ao fluxo documental sendo necessário conhecer o trâmite corretos dos documentos , para se evitar a burocratização das atividades 

    Destinação - Decide quais documentos serão eliminados ou guardados permanentemente .

    Fonte : Arquivologia para concursos - Renato Valentin

  • A letra D está errada porque na avaliação de documentos, aplica-se a tabela de temporalidade.

  • De acordo com o art 3 da lei 8158/1991, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente .

    Eu não marquei a questão B como correta justamente por causa do texto acima o qual negritei. Isso porque eu pensei que estaria errado por ter desconsiderado a fase permanente.

    Alguém poderia me explicar se não há gestão de documentos na fase permanente do arquivo?

    Outra coisa. O código de classificação é aplicado em qual fase da Gestão de Documentos? Seria na Utilização? Na fase de classificação presente no Protocolo?

    Se alguém puder me ajudar, agradeço;
  • RESPONDENDO AO Leandro,

    1º - A Gestão de documentos só é aplicada em duas fases: a corrente e a intermediária e VISA à eliminação ou então recolhimento para guarda permanente, ou seja, ou o arquivo será eliminado, se destituído de valor secundário, ou então recolhido ao arquivo permanente.
    Assim diz o Conarq: "Como a gestão de documentos incorpora duas fases, corrente e intermediária, sua efetivação só pode ser alcançada dentro de um sistema que possa acompanhar e controlar todas essas atividades."
    Há quem discorde disso.

    2º - A classificação (inserção de códigos aos documentos para facilitar a guarda/arquivamento e a localização/recuperação ) é uma das ROTINAS do Protocolo, que a realiza com um instrumento de auxílio denominado Código/Plano de classificação... e o Protocolo faz parte da fase de Utilização !

    Qualquer erro me avisem!

    RESPOSTA: B
    :)
  • LETRA B

    A gestão aplica-se basicamente às fases correntes e intermediária.
  • a) A  criação , o arquivamento e a eliminaçã o de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.
    Fases da gestão de documento: Produção, Protocolo, Destinação
    b) A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.CORRETA
    8159 Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
    c) A elaboração dos documentos decorrente das atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribuições da gestão de documentos.
    Fases da gestão de documento: Produção(elaboração), Protocolo, Destinação
    d) Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.
    A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo.
    e) Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.
    Os documentos de valor secundário não podem ser eliminados, pois possuem valor histórico e informativo. Já os de valor primário(administrativo), podem, depois de devida avaliação, podem ser eliminados.
  • só acrescentando pra não confundir:
    gestão de documentos: fases corrente e intermediaria
    protocolo: fase corrente

  • a) A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.

    COMENTÁRIO: as fases da gestão de documentos são: produção, utilização (tramitação e uso) e destinação (avaliação, eliminação ou recolhimento).

     

    Ano: 2013

    Banca: CESPE

    Órgão: SERPRO

    As três fases básicas da gestão de documentos são produção, utilização e destinação dos documentos.

     

    Ano: 2016

    Banca: CESPE

    Órgão: FUNPRESP-JUD

    As fases básicas da gestão de documentos são a produção, a utilização e a destinação.

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    b) A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.

     

    COMENTÁRIO: Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

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    c) A elaboração dos documentos decorrente das atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribuições da gestão de documentos.

     COMENTÁRIO: A elaboração de documento está incluída na fase de produção.

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    d) Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.

    COMENTÁRIO: Na avaliação de documentos aplica-se a tabela de temporalidade.

     

    Ano: 2013

    Banca: CESPE

    Órgão: TRE-MS

    Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a avaliação.

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    e) Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

     A existência do valor secundário em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo permanente. Significa dizer que esse arquivo não pode mais ser eliminado.