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Primeiro existe a "prestação de contas" e caso esta não seja apresentada no prazo e nas condições das normas vigentes, poderá ser instaurada "tomada de contas".
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Por professor Cláudio Zorzo:
No apoio ao controle externo, os órgãos e unidades integrantes do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo deverão realizar auditorias nas contas dos responsáveis sob seu controle, emitindo relatório, certificado ou parecer, e recomendar formalmente à autoridade administrativa competente para que instaure tomada de contas especial sempre que tiver conhecimento de qualquer das seguintes ocorrências:
a) Desfalque ou desvio de dinheiros, bens ou valores públicos; prática de qualquer ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico de que resulte dano ao erário; e
b) Falta de prestação de contas.
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INSTRUÇÃO
NORMATIVA
- TCU Nº 71, de 28
de novembro de 2012
Art.
3º Diante da omissão no dever de prestar contas, (...), a
autoridade competente deve imediatamente, antes da instauração da
tomada de contas especial, adotar medidas administrativas para
caracterização ou elisão do dano, observados os princípios
norteadores dos processos administrativos.
Art.
4º Esgotadas as medidas administrativas de que trata o art. 3º
desta Instrução Normativa sem a elisão do dano, a autoridade
competente deve providenciar a imediata instauração de tomada de
contas especial, mediante a autuação de processo específico,
observado o disposto nesta norma.
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I) Tomada de Contas;
a) os ordenadores de despesas das unidades da Administração Direta Federal;
b) aqueles que arrecadem, gerenciem ou guardem dinheiros, valores e bens da União, ou que por eles respondam; e
c) aqueles que, estipendiados ou não pelos cofres públicos, e que, por ação ou omissão, derem causa a perda, subtração, extravio ou estrago de valores, bens e materiais da União pelos quais sejam responsáveis.
II) Prestação de Contas:
a) os dirigentes das entidades supervisionadas da Administração Indireta Federal;
b) os responsáveis por entidades ou organizações, de direito público ou privado, que se utilizem de contribuições para fins sociais, recebam subvenções ou transferências à conta do Tesouro;
c) as pessoas físicas que recebam recursos da União, para atender necessidades previstas em Lei específica.