Setor de Protocolo ( Gestão de documentos correntes): Operações visando o controle dos documentos que tramitam no orgão, de modo a assegurar a imediata, localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso á informação.
Realiza:
-> RECEBIMENTO ( INTERNO/ EXTERNO)
--> CLASSIFICAÇÃO ( IDENTIFICA O ASSUNTO)
--> REGISTRO - AUTUAÇÃO (CADASTRAR/ AUTUAR)
--> MOVIMENTAÇÃO/ TRAMITAÇÃO ( DISTRIBUIR/ EXPEDIR)
--> CONTROLE DE TRAMITAÇÃO/ MOVIMENTAÇÃO
Alternativa B.
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação das áreas e setores da instituição; para que essa documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança.
Para alcançar essas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
1ª) RECEBIMENTO - inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial (que trata de matéria de interesse institucional) e particular (que trata de conteúdo de interesse pessoal).
Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários;
2ª) REGISTRO - os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos,nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.
OBS: Os metadados são os dados do documento, como número, assunto, destinatário, procedência, data de recebimento ou produção, etc.
A fase de registro consiste em inserir essas informações no sistema de controle de documentos, para facilitar sua localização e recuperação, além de controlar seu trâmite;
3ª) AUTUAÇÃO - após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme a ordem de chegada ao arquivo;
4ª) CLASSIFICAÇÃO - análise e identificação do conteúdo dos documentos, seleção da categoria sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos;
5ª) MOVIMENTAÇÃO (EXPEDIÇÃO/ DISTRIBUIÇÃO) - consiste na entrega aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.
TRAMITAÇÃO - movimentação do processo.
DISTRIBUIÇÃO - movimentação interna.
EXPEDIÇÃO - movimentação externa;
6ª) CONTROLE DA TRAMITAÇÃO - são as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição.
Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.