A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos arquivos correntes e intermediários), obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente. Cabe lembrar que se trata de ordenação feita nos arquivos permanentes, quando realmente os conjuntos de documentos produzidos/recolhidos por unidades administrativas e/ou pessoas físicas passam a conviver uns com outros, só então passando a ser fundos. Fonte: Bellotto (2004, p. 136).
Devem-se distinguir, na etapa relacionada à estruturação e implementação do arranjo dos fundos, dois tipos de atividades:
O quadro de arranjo, portanto, instrumento utilizado para o tratamento documental nos arquivos de terceira fase, é equivalente à classificação de documentos praticada na esfera dos arquivos correntes e intermediários. O arranjo dos arquivos permanentes se estrutura a partir das seguintes divisões:
Quadro de Arranjo = FG3S
1 – Fundo documental
2 – Grupo documental
3 – Subgrupo documental
4 – Série documental
5 – Subsérie documental
Nos arquivos permanentes, é realizado o programa descritivo do acervo, ou seja, é feita uma descrição através dos instrumentos de pesquisa. Estes permitem a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações nele contidas.