Quais as fases de gestão de documentos? ► 1ª Fase – Produção dos documentos: refere-se ao ato
de elaborar documentos em razão das atividades de um
órgão ou setor. É composto pelos seguintes elementos:
- elaboração e gestão de formulários e correspondência;
- controle da produção e da difusão de documentos de
caráter normativo;
- utilização de processadores de palavras e textos.
► 2ª Fase – Manutenção e uso: refere-se ao fluxo percorrido
pelos documentos, assim como sua guarda após cessar
seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle
relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para
organização, classificação e elaboração de instrumentos
de recuperação da informação (Índices).
► 3ª Fase – Destinação final de documentos: envolve as
atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de
guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os
documentos a serem eliminados e quais serão preservados
permanentemente.
Fonte: http://www.udesc.br/arquivos/id_submenu/632/manual_de_gestao_documental_modulo_i__1_.pdf