"frequência de uso: o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser levado em conta na
seleção das opções de armazenamento. No caso dos documentos convencionais, as opções envolvem
acondicionamento (pastas suspensas, caixas) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da
área de trabalho). Já em relação aos documentos digitais, as opções podem envolver armazenamento
on-line (acesso imediato) ou off-line, nas chamadas “mídias removíveis” de armazenamento (disco
óptico, fita magnética), em diferentes graus de disponibilidade e velocidade."
Referência: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-arq.pdf pg 37
Tem a ver com a frequência de uso porque o acesso online é imediato, mais rápido. Já o acesso offline é mais lento.
Exemplo:
acesso online: rede que comporta documentos e que possui sistema online de busca
acesso offline: pendrive guardado dentro de uma gaveta
Dessa forma, se um documento é pouco acessado, ele pode ficar guardado dentro de um pendrive. Mas se ele é muito utilizado, é melhor que fique disponível na própria rede online.