Questão 140620

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: ANATEL
• Ano: 2009
• Provas: CESPE - 2009 - ANATEL - Técnico Administrativo
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Protocolo

Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do setor público.

O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: C

Comentários

• O protocolo é uma espécie de porta de entrada e saída de documentos em uma instituição e tem como tarefas básicas o recebimento de documentos,registro e movimentação.Suas principais atribuições podem assim ser descritas: 1. Receber correspondências;2. Separar as particulares e oficiais;3. Distribuir;4. Verificar se o documento é sigiloso ou ostensivo;5. Protocolar os documentos com carimbos específicos;6. Movimentar os documentos.
• Entende-se por protocolo o conjuntoto de opearções visando o controle dos docs. que ainda tramitam no orgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente e realiza as seguintes atividades:
  - RECEBIMENTO - Recebe os docs. que entram na instituição ou aqueles produzidos nos próprios setores para que sejam formalizados.
  
  - REGISTRO  -  O protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual).
  
  - AUTUAÇAO - Os documentos são transformados em processo (Inserção de capa, numeração de páginas e atribuiçãio de um número de identificaçao).
  
  - CLASSIFICAÇÃO - Identificar os docs. por assunto de acordo com o plano de classificalção da instituição.  Docs. em envelopes fechados só serão abertos para análise se forem de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) caso contrário serão enviados diretamente ao destinatário devido ao seu acesso restrito.
  
  - EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÃO - Distribuição=> dentro do próprio orgão;  Expedição=> Envio para outro orgão.
  
  - CONTROLE/MOVIMENTAÇÃO - Consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-los com rapidez  quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na sua tramitação. 
  
  
  
  
  -  
• CERTO
  
  
  Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.
  
  
  O protocolo realiza as seguintes atividades:
  
  
  1) Recebimento
  2) Registro e Autuação
  3) Classificação
  4) Expedição/Distribuição
  5)Controle/Movimentação
  
  
  Fonte: Arquivologia para Concursos - Prof. Elvis.

• Por mais estranha que aparenta essa questão, infelizmente, ela é LITERAL.

  A primeira parte não é novidade, registro faz parte sim do protocolo( recebimento- classificação- registro e moviementação)

  A segunda parte encontra-se na portaria normativa n°5 de 2002 , que fala sobre:

  Ementa: Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

  REGISTRO - É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais, aos interessados.

• Complementando: o setor de protocolo é a porta de entrada e saída de documentos na organização.