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Certo!
Um arquivo corrente ou arquivo de gestão é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração pública.
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Questão "dúvidosa"; minha apostila vestcon diz: (...) Independente da centralização, as normas e atividades de CONTROLE e orientação devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicação de critérios diferenciados no modo como funcionarão os arquivos da instituição. (...);
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A descentralizção do protocolo é salutar para o sistema.
O que devem ser, necessariamente, centralizadas são as normas referentes a protocolização, de forma a se evitar procedimentos diversos.
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Tive a mesma dúvida que o Tiago, pois tinha acabado de ler o trecho da apostila que ele citou...
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A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:
1)A centralização das atividades de controle(protocolo) e descentralização dos arquivos: neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de protocolo e comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pele execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinados. A esses arquivos descentralizados denomina-se NÚCLEOS DE ARQUIVO ou ARQUIVOS SETORIAIS.
2)A descentralização das atividades de controle(protocolo) e dos arquivos: este sistema só será adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou parcialmente descentralizados. O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos comoas atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificação, da tramintação dos documentos etc.
CENTRALIZAÇÃO: por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle (recebimento), registro, distribuição, movimentação e expedição) de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, frequentemente designado como Protocolo e Arquivo. Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.
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A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:
1. Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização de arquivos: Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de protocolo e comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas.Esses arquivos descentralizados denominam-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.
2. Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos: O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as demais atividades de controle, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificação, da tramitação dos documentos etc.Nesse caso, o órgão de protocolo e comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona como agente de recepção e expedição, mas apenas no que se refere à coleta e à distribuição da correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativa da instituição.
Vale lembrar que a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.
Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff
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Infelismente a questão esta errada pessoal, ou no minimo passivel de anulação.
As atividades de controle (Protocolo) podem ser Centralizadas ou Descentralizadas, no entanto, os arquivos correntes são sempre descentralizados.
Na assertiva, diz-se que ''Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo, podem ser centralizados ou descentralizados.''
Errado!
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Galera, os arquivos intermediário e permanente são sempre centralizados, o que não impede que haja depósitos fiicamente eparados. Já o arquivo corrente pode ser CENTRALIZADO ou DESCENTRALIZADO!!! E, quando descentralizados, podem ainda ter as atividades de controle centralizadas em um único protocolo. (PAES, 2004. p.37)
Vale dar uma lida na obra de Marilena Leite Paes, que é uma referência na área. Muitos materiais para concuros compilam, muitas vezes sua obra distorcendo alguns conceitos.
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Em regra o documento intermediário fica no arquivo central.
Com uma pequena frequência o documento corrente pode ficar no arquivo central.
Lamento não ter uma fonte para citar, mas meu professor disse isso em sala, então quem quiser levar pra prova.
Fica a dica ;)
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pensei que a fase de protocolo fosse na fase intermediária, e centralizar e descentralizar seria apenas na fase corrente, alguem ajuda?
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SETOR DE PROTOCOLO - Este Setor é TÍPICO DA FASE CORRENTE
A opção pela DESCENTRALIZAÇÃO ocorre apenas na fase CORRENTE. Na fase INTERMEDIÁRIA e PERMANENTE é OBRIGATÓRIA a CENTRALIZAÇÃO.
GABARITO C
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Comentário:
O sistema centralizado de arquivos correntes não envolve apenas juntar toda
a documentação em um único local (centralizado ), mas fazer com que todas as
atividades de controle (Recebimento, Registro, Autuação, Classificação,
Expedição, Distribuição,Controle, e Movimentação) dos documentos de uso
corrente passe por um único órgão. Pense em uma repartição pública localizada em
um prédio de 40 andares, com um setor por andar.
Caso desejemos protocolizar um documento perante um desses setores, se a
dita repartição adotar um sistema centralizado, haverá um único setor responsável
por receber toda e qualquer documentação endereçada a qualquer um dos setores,
e este nosso "protocolo" é que efetuará todos os procedimentos de recepção e
encaminhamento da documentação.
Um sistema descentralizado, por sua vez, pode referir-se tanto às atividades
de controle dos documentos, como aos próprios arquivos. Marilena cita dois critérios
de descentralização de arquivos correntes:
- Centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização
dos arquivos: o órgão de recepção de documentos será um só, mas os arquivos
correntes serão mantidos, cada qual, pelo setor responsável por estes.
- Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos:
neste caso, teremos vários órgãos responsáveis pela recepção dos documentos,
além de os próprios arquivos não se encontrarem "unificados".
Item Certo.
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 89 de 129