Formalidade e padronização: As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecer a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto da linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível; mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.
Fonte: Redação Oficial para Concursos, Paulo Paranhos, 2011
A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja
comunicação, são necessários: a) alguém que comunique, b) algo a ser comunicado, e c)
alguém que receba essa comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é
sempre o Serviço Público (este ou aquele Ministério, Secretaria, Departamento,
Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é sempre algum assunto relativo às
atribuições do órgão que comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o
público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros
Poderes da União.
Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam
das comunicações oficiais decorre:
a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo,
de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço
Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização,
que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem
entre si certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades: ela pode ser
dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão
público. Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e
impessoal;
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das
comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público,
é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.