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1 - Inspeção
2 - Análise - Estudo, Classificação e Codificação.
3 - Ordenação
4 - Arquivamento
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Gente, a banca nao é boazinha com o candidato.
Num primeiro momento a gente fica tentado a marcar CODIFICACAO. mas quando a questão apresenta ser muito fácil, desconfie.
CODIFICACAO é o ato de codificar. É a ANALISE do documento vai dizer QUAL CODIGO usar no documento.
Foi esse meu raciocínio, espero ter ajudado.
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Operações de Arquivamento
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a
sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:
•• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o
ele seguirá para o arquivamento.
•• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
•• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados.
•• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento
adotado: letras, números, cores.
•• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação
dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou
escaninhos.
•• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou
estante.
Fonte: http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/11/tecnicas-de-arquivamento-classificacao.html
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...processo de determinação da codificação sob a qual o documento será arquivado.>>>>>>ANÁLISE
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Codificação: Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento e na aposição do referido código.
Análise, nas fases de operações de aquivamento?
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Essa banca não é de Deus..faz um texto confuso e no final é que esclarece o que quer realmente
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Vamos analisar cada uma das etapas descritas:
Classificação - processo de identificar a qual classe pertence o documento, considerando o código vigente na instituição.
Análise - estudo para determinar qual a codificação o documento receberá, conforme determinado na classificação.
Codificação - ato de atribuir código de classificação ao documento, conforme averiguado em processo de análise.
Inspeção - exame para verificar se o documento realmente se destina ao arquivamento, se possui anexos, e se a classe deve ser alterada.
Ordenação - ato de reunir todos os documentos classificados sob um mesmo assunto, para fins de arquivamento.
Sendo assim, é no processo de análise onde se determina qual o código o documento receberá, de acordo com o plano de classificação vigente na instituição.
Gabarito do professor: Letra "B"
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Gabarito: B
Arquivamento (na fase corrente)
Etapas:
• inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).
• análise (estudo, classificação e codificação) – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.
• arquivamento – é a guarda do documento no local designado.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.
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Q692086
Ano: 2016 Banca: CCV-UFC Órgão: UFC Prova: Auxiliar em Administração
São várias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente. Do cuidado dispensado a cada uma delas, depende o bom atendimento ao usuário. Assinale a opção correta sobre uma das fases:
c)Análise – determinação sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias. (GABARITO)