Questão 14455

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: TRE-AL
• Ano: 2004
• Provas: CESPE - 2004 - TRE-AL - Técnico Judiciário - Área Administrativa
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Arquivamento; Conceitos Fundamentais; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento

Acerca do arquivamento de documentos, julgue o item subsequente.

No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: E

Comentários

• Como determinar o método a ser aplicado
  
  Apesar de existirem várias formas de se organizar documentos, não é possível identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentação a ser tratada. Em suma, o melhor método de arquivamento dependerá exclusivamente das características dos documentos em questão. Determinados tipos de documentos, se organizados com métodos inadequados, dificilmente serão localizados no futuro.
  Observe que a instituição pode adotar quantos métodos forem necessários para bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os métodos entre si, procurando melhor organizar sua documentação. A utilização da guia-fora, quando da busca do documento, facilitará ainda o controle de saída dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulário onde o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de saída do mesmo, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a saída do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia será inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatístico das atividades do Arquivo.
  O método de arquivamento é determinado, portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituição adotar quantos métodos forem necessários para bem organizar seus documentos.
  
  
  Deus Nos Abençoe!!!
• Pelo contrário, o ideal é a empresa adotar VÁRIOS métodos de arquivamento considerando sempre a documentação produzida ou recebida em determinado setor da empresa.
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• Errado! O método de arquivamento deve ser escolhido de acordo com a natureza do documento e a estrutura da instituição.

  Não existe essa indicação de arquivamento único. As empresas possuem diferentes tipos de documentos( Textuais, Iconográficos ), então seria impossível usar um único método de arquivamento.

   

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• Recomenda-se ultilizar mais de um método de arquivamento, sendo um principal e os demais, secundários.

• Método de Arquivamento que deverá ser adotado?

  Na hora de escolher o Método de arquivamento devemos considerar a natureza dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituição. A instituição poderá adotar quantos métodos forem necessários para bem organizar seus documentos.
  
  
  
  FONTE: Material de Euler Frank Lacerda Barros.
   

• Questão errada.
  
  O método único de arquivamento de documento seria prejudicial a organização , pois se perderia muito tempo na consulta dos mesmos.

• A Organização pode adotar quantos métodos de arquivamento ela quiser,não é indicado que seja um método único.