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Os documentos de arquivo são eliminados na fase de utilização do programa de gestão de documentos.
Os documentos de arquivo são eliminados na fase de DESTINAÇÃO do programa de gestão de documentos.
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Como já foi dito pela colega Vanessa é na fase de Destinação, outra questão ajuda a responder, vejam:
Prova: CESPE - 2010 - MS - ArquivologistaDisciplina: Arquivologia | Assuntos: Plano de Destinação; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Avaliação de Documentos; Plano de destinação se refere a um esquema no qual está indicada a destinação dos documentos; a expressão também é utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinação, podendo englobar a tabela de temporalidade, a lista de eliminação e o termo de eliminação, entre outros.
GABARITO: CERTA.
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Fases básicas da Gestão de Documentos (mnemônico: PUD):
1) Produção: Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
2) Utilização: Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
3) Destinação: Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos.
Fonte: Arquivologia para Concursos. 4a Edição. Págs. 115 e 116.
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Avaliação = Corrente.
Destinação = Corrente e intermediária.
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GABARITO: ERRADO.
FASE DE DESTINAÇÃO =======> Arquivo eliminado .
BONS ESTUDOS!
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complementando ... PUD
Produção
Utilização
Destinação
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ERRADA.
Destinação - > Encaminhar à guarda temporária(transferência) ou a permanente (recolhimento), à ELIMINAÇÃO ou à MICROFILMAGEM.
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Os documentos são eliminados em uma FASE, a FASE DE AVALIAÇÃO, da qual seguem os procedimentos para destinação: guarda temporária ou permanente, sua eliminação.
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errada.
isto acontece na fase de destinação final da gestão de docs, estabelcido na tabela de temporalidade.
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As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação final.
1ª Fase – PRODUÇÃO: Esta fase corresponde à produção dos documentos em razão da execução das atividades de um órgão ou entidade. Nesta fase deve-se otimizar a produção dos documentos, evitando produzir aqueles que não sejam essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, e garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de tecnologia da informação (reprografia e automação). A primeira fase da gestão de documentos compreende os seguintes elementos: elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência; controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo; utilização de processadores de texto e computadores.
2ª Fase – UTILIZAÇÃO: Esta fase diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite. A segunda fase da gestão de documentos compreende: os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação; a gestão de arquivos correntes e intermediários; a implantação de sistemas de arquivo.
3ª Fase – DESTINAÇÃO: Esta fase é muito importante, pois implica decidir quais documentos devem ser conservados como testemunho do passado, quais devem ser eliminados e por quanto tempo devem ser mantidos por razões administrativas, legais ou fiscais. Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. Devem participar desta fase arquivistas e administradores. Para que a destinação dos documentos seja realizada de forma eficiente, deve-se: cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de documentos; manter processos contínuos de avaliação, com aplicação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos; promover a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor secundário.
Fonte: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/cursos_capacitacao/Apostila_gestao_documentos_2015.pdf
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>> Etapas da Gestão de Documentos:
1. PRODUÇÃO - prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução.
2. UTILIZAÇÃO - inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recuperação da informação.
3. AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO - etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.
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ERRADA
A eliminação ocorre na fase de destinação.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Produção = estudo de normas; pesquisa sobre a instituição; elaboração de manuais; estabelecimento de padrões
Utilização = empréstimo; consulta; arquivamento; acondicionamento; protocolo; expedição etc.
Destinação = avaliação; eliminação; recolhimento
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As fases da gestão de documentos são agrupamentos de atividades desenvolvidas conforme o grau de implementação do sistema de arquivo institucional. A fase de utilização engloba atividades realizadas quando o sistema de arquivo já está em funcionamento e os procedimentos institucionais já está produzindo os documentos. Sendo assim, não é possível eliminar documentos que estão em uso.
Ainda, os documentos devem ser eliminados caso conste esta destinação expressa na tabela de temporalidade, e somente após cessar seu prazo de guarda. Ou seja, mesmo que não esteja sendo utilizado, ainda é necessário aguardar o prazo determinado para sua eliminação.
Gabarito do professor: Errado
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ERRADA!
Ocorre na fase de avaliação e destinação.
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A eliminação é feita na fase de DESTINAÇÃO.
A eliminação é feita na fase de DESTINAÇÃO.
A eliminação é feita na fase de DESTINAÇÃO.
A eliminação é feita na fase de DESTINAÇÃO.
A eliminação é feita na fase de DESTINAÇÃO.
A eliminação é feita na fase de DESTINAÇÃO.
GAB: E
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eu tava na cabeça como fase de produção, mas acertei de qualqer jeito entao..hahaha
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ERRADA
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS ------------------> PRODUÇÃO + UTILIZAÇÃO + AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO.
AVALIAÇÃO:
- É A FASE MAIS COMPLEXA
- DETERMINA SEUS PRAZOS DE GUARDA, EM RAZÃO DE SEUS VALORES ADMINISTRAIVOS, FISCAL, JURÍDICO-LEGAL, TÉCNICO, HISTÓRICO.
- QUAIS SERÃO OS SEUS ARQUIVOS PERMANENTES
- QUAIS DEVEM SER ELIMINADOS.
BONS ESTUDOS!!!
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Resolução: você lembra do PUTAA (programa geral) e do PUD (programa básico), não é? Pois então, a eliminação de documentos ocorre na fase de destinação e não na fase de utilização. Destinar significa dizer se o documento adquiriu valor secundário e vai para a fase permanente ou se poderá ser eliminado após cumprir o prazo de guarda a ele atribuído.
Resposta: errada
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Gab: ERRADO
A questão está errada porque não é possível eliminar um documento quando ainda está em utilização. Das 3 fases da gestão de documentos, a eliminação ou recolhimento ao permanente, estão no plano de destinação! Assim...
Destinação: destino que deve ser dado ao documento após cessarem todos os seus prazos de guarda. Somente pode ser dois: recolhimento (para o arquivo permanente) ou eliminação.
Erros, mandem mensagem :)
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A eliminação pode ocorrer nas fases de avaliação ou destinação
gabarito : Errado
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Corrigindo o item:
Os documentos de arquivo são eliminados na fase de DESTINAÇÃO do programa de gestão de documentos.
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Errado
BIZU - GESTÃO DOCUMENTAL
P U D - Programa Básico
Produção → Surgem das atividades específicas de um órgão, evitando-se os não essenciais.
Utilização → Atividades de protocolo e organização.
Destinação → Momento de eliminar ou preservar permanentemente.
P U T A A - Programa Completo
Produção
Utilização
Tramitação
Avaliação
Arquivamento
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GABARITO ERRADO.
Lembre-se: produção, utilização, destinação.
Para eliminar, é preciso avaliar, que está na destinação.
Questão comentada pela professora Daliane Aparecida Silvério de Sousa.