Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado,
obedecendo às seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s)
mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a
classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um
mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a
possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter
reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente
para o arquivamento.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta
suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter
muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem
possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando
processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para:
– emprestar aos usuários;
– prestar informações;
– efetuar uma juntada.
<hbp://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf>