Notação
- Identificação das unidades de arquivamento, feita através de números, letras
ou combinação de números e letras, para pemitir sua localização nos depósitos.
Classificação
- a classificação pode ser considerada a espinha dorsal da gestão de
documentos, que consiste em estabelecer a imagem do contexto onde são
produzidos os documentos. Significa separar, diferenciar, distinguir ou dividir
um conjunto de elementos da mesma composição (órgão produtor, competências,
funções, atividades) em classes e subclasses documentais que se articulam
formando o fundo de arquivo. É evidente que a dispersão de documentos
compromete a integridade do arquivo, por isso a classificação está fundamentada
no princípio de proveniência e no princípio da ordem original.
Pesquisa –
Destinação - É o conjunto de instrumentos que
permite que, em decorrência da avaliação, se encaminhe os documentos à guarda
temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução.
Equivalência
- Instrumento que estabelece relação
de concordância entre diferentes notações dos mesmos documentos