Só acertei porque onde trabalho os documentos chegam e vão via "malote"
O malote grossamente falando é uma grande bolsa de couro ou pano que tem um mecanismo de lacrar... cada lacre tem uma numeração e só é possível abrir o malote (bolsa) se arrebentar esse lacre... além do lacre, tem identificação do remetente na bolsa (não sei se é uma regra)
Inclusive apelidamos a pessoa que envia e entrega o "malote" de "maloteiro" (é uma espécie de carteiro, só que ao invez dele trabalhar para os correios, ele trabalha em uma empresa especializada que toma conta de todo o transporte desses "malotes", exite um lugar físico que eles entregam para no dia seguinte enviar para o destinatário, acredito que fica critério da empresa tercerializar esse serviço nas repartições públicas, pois é algo um tanto oneroso para ficar controlando esse serviço)
Há por trás e-mails sendo enviados para o destinatário comunicando os documentos que estarão dentro da bolsa e a numeração do lacre, é uma forma que a repartição pública tem de controlar, inclusive se haver extravio ou violação do lacre a empresa tercerializada ficará responsável (tendo ela o direito de se justificar), esse lacre é da própria repartição pública, não é fornecido para nenum outro lugar. Geralmente há mais de um original esses documentos para se previnir por possíveis casos fortuitos como por exemplo: roubo, assidentes, perdas, ...
Agora precisa ver em livros qual a definição que eles dão para malote...