Método Numérico
O método numérico, como o próprio nome diz, é aquele
em que os documentos são ordenados por número. Na utilização deste método, pode-se
optar por três maneiras distintas: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.
O método numérico
simples é adotado quando a organização é feita pelo número do documento ou
da pasta em que este foi arquivado.É um método muito utilizado na organização
de prontuários médicos, pastas de funcionários, processos e filmes. No entanto,
ao se trabalhar com números maiores, com vários dígitos, o método numérico
simples acaba por se tornar muito lento e trabalhoso, tanto na organização
quanto na localização do documento.
Neste caso, é indicada a utilização do método digito-terminal, onde a ordenação é
feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e
eficiente.
A seguir, temos um exemplo prático da utilização do
método dígito-terminal.
14-25-01
78-44-10
22-26-28
99-15-44
36-27-44
Observe que a
ordenação foi feita pelos dois últimos dígitos. Quanto
estes são iguais, a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores.
O método numérico cronológico é aquele utilizado
para organizar os documentos por data. É um método largamente utilizado na
organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal
elemento na busca da informação.
Fonte: ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda