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Correto. Terminlogia Arquivística (2005) — Avaliação ou triagem – Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou históricos.
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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS:
Processo de análise e seleção de documentos que
visa estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e
Intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou
recolhimento para guarda permanente. Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior
do que o necessário para o cumprimento das atividades que o geraram,
assim a racionalização do ciclo documental será alcançada com os
seguintes objetivos:
1 - redução, ao essencial, da massa documental
dos arquivos:
2 - aumento do índice de recuperação da
informação;
3 - garantia de condições de conservação dos
documentos de valor permanente
4 - controle do processo de produção documental,
orientando o emprego de suportes adequados ao registro da
informação;
5 - ampliação do espaço físico para
arquivamento;
6 - aproveitamento de recursos humanos e materiais
7 - garantia da constituição do patrimônio
arquivístico governamental.
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Segundo Renato Valentini:
Avaliação e Destinação de documentos
"A avaliação contribui para a racionalização dos arquivos".
Objetivos: Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; aumentar o índice de recuperação da informação; garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; conquistar espaço físico; aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.
Fonte: Arquivologia para Concursos - Renato Valentini. pág. 100
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Complementando...
ARQUIVOLOGIA FACILITADA
O processo de diagnóstico arquivístico procura saber informações como:
i) Existência de normas e manuais de arquivos;
ii) Localização e instalações físicas;
iii) Volume documental e espaço físico ocupado;
iv) Condições ambientais e de armazenamento dos documentos;
v) Recursos humanos;
vi) Gêneros e natureza dos arquivos;
vii) Classificação/Arranjo dos documentos, identificando os métodos de arquivamento adotados;
viii) Procedimentos e formas de acesso à informação;
ix) Controle de consultas, empréstimos e processos de reprografia e automação utilizados;
x) Estado de preservação e conservação dos documentos;
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BENEFÍCIOS DA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL:
Eficiência Administrativa
Eliminação de documentos inúteis
Agilidade na recuperação de informações, devido à redução de volume documental.
Identificação dos documentos de guarda permanente, contribuindo para a memória organizacional.
Gab.: CERTO
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"Como avaliar documentos de arquivo":
Objetivos da avaliação de documentos:
√ Redução da massa documental
√ Agilidade na recuperação dos documentos e das informações
√ Eficiência administrativa
√ Melhor conservação dos documentos de guarda permanente
√ Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite)
√ Liberação de espaço físico
√ Incremento à pesquisa
Fonte: http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf1.pdf (pág 15)
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Resolução: a avaliação auxilia na racionalização dos serviços ao reduzir a massa documental porque é muito mais fácil aplicar os serviços arquivísticos em uma quantidade menor de documentos do que uma quantidade maior. Se eu avalio, quer dizer que cada documento fica somente pelo tempo necessário em cada fase do ciclo documental, além disso, temos a eliminação de alguns e o recolhimento de outros.
O índice de recuperação da informação também aumenta. Como eu só tenho nos arquivos permanentes os documentos que possuem características históricas, culturais, probatórias ou informativas, o que significa 10 - 20% do que é produzido, eu posso trabalhar na produção de instrumentos de pesquisa e ações de difusão dos documentos que vão tornar o acesso a eles muito mais eficiente, já que é mais fácil recuperar 10 em detrimento de 1000 documentos.
Resposta: certa
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Quanto menor o arquivo, maior são as chances de achar o documento, bem como mais célere.
Gabarito: CERTO
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Não concordo com o gabarito.
Essa banca é phoda, ora cobra as minúcias para dar um gabarito como certo ou errado, ora faz vista grossa aos detalhes que ela própria inseriu no enunciado.
O edital é claro em dizer que a cobrança dos assuntos é multidisciplinar, ou seja, para todas as questões, ao menos em tese, deveria imperar o sentido da redação de cada assertiva, para que se possa extrair inequivocamente o conhecimento do candidato.
Pois bem.
"visto que tal avaliação aumenta o índice de recuperação da informação", por ser oração subordinada adverbial causal, dá a ideia de que o fato de haver aumento do índice de recuperação da informação faz com que haja o auxílio na racionalização dos serviços arquivísticos ao reduzir a massa documental.
Na verdade, é justamente o contrário!!!
O fato de a massa documental ter sido reduzida é que gera o efeito de aumento do índice de recuperação da informação, na medida em que, se a o arquivo detém menos documentos, mais fácil será recuperar uma determinada informação que nele consta.