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DESIGNAÇÃO DE
RESPONSABILIDADES
A designação de responsabilidades é um dos fatores que
garantem o êxito da gestão arquivística de documentos. Nesse sentido, as
autoridades responsáveis terão o dever de assegurar o cumprimento das normas e
dos procedimentos previstos no programa de gestão. As responsabilidades devem
ser distribuídas a todos os funcionários de acordo com a função e a hierarquia
de cada um e devem envolver as seguintes categorias:
1 - Direção superior : é a autoridade máxima responsável pela real
viabilidade da política de gestão arquivística de documentos. Caberá a ela
apoiar integralmente a implantação dessa política, alocando recursos humanos,
materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos no programa de gestão
arquivística de documentos.
2 - Profissionais de arquivo:
são os responsáveis pelo planejamento e a implantação do programa de gestão
arquivística, bem como pela avaliação e pelo controle dos trabalhos executados
no âmbito do programa. Além disso, os profissionais de arquivo são responsáveis
também pela disseminação das técnicas e cultura arquivísticas.
3 - Gerentes de
unidades ou grupos de trabalho: são os responsáveis por garantir que os
membros das suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas
tarefas, de acordo com o programa de gestão arquivística de documentos.
4 - Usuários finais:
são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e uso dos documentos
arquivísticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa
de gestão.
5 - Gestores
dos sistemas de informação e de tecnologia da informação: são as equipes
responsáveis pelo projeto, pelo desenvolvimento e pela manutenção de sistemas
de informação nos quais os documentos arquivísticos digitais são gerados e
usados e responsáveis pela operacionalização dos sistemas de computação e de
comunicação.
Fonte: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/earqbrasil.pdf
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CERTA.
Há sim a delimitação e descentralização de responsabilidades.
Pensemos nas redes de arquivos, que funcionam de modo integrado e interdependente, com responsabilidades delimitadas e específicas.
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3 DEFINIÇÃO DA POLÍTICA ARQUIVÍSTICA
É fundamental que todos os funcionários estejam envolvidos na política de gestão arquivística de documentos a ser implantada na instituição. Para tanto deve ser feito um trabalho de conscientização sobre a relevância da gestão arquivística de documentos, e sobre o papel que cabe a cada um na produção e manutenção de documentos confiáveis e autênticos.
A política de gestão arquivística de documentos deve explicitar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas, de forma que, por exemplo, onde for identificada a necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem é o responsável por essas ações.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf
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De acordo com o e- Arq Brasil, página 20 " O programa de gestão arquivística de documentos deve ter como base a política arquivística e a
designação de responsabilidades".
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(CESPE/TC-DF/ANALISTA/ARQUIVOLOGIA/2014) A gestão de documentos prescinde da política arquivística para ser executada. E
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A política arquivística é constituída por uma série de diretrizes e orientações quanto ao trato dos documentos e dos arquivos, especialmente com o objetivo de lhes assegurar melhor conservação e acessibilidade.
Um programa de gestão de documentos tem o objetivo de manter o produtor no total controle da produção, uso, armazenamento, acesso e descarte dos documentos produzidos, evitando tanto o excesso quanto a falta ou perda dos mesmos.
Sendo assim, para que um programa de gestão de documentos seja eficiente, o mesmo deve estar alinhado com a política arquivística da instituição. E considerando que uma política envolve "normas de aceitação geral", na mesma deve constar a descentralização de responsabilidades, uma vez que todos os colaboradores institucionais utilizarão de documentos para desempenhar suas funções. Para que uma política seja eficiente, todos os envolvidos nos processos devem conhecê-la e empregá-la.
Portanto o item está correto.
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A política arquivística é constituída por uma série de diretrizes e orientações quanto ao trato dos documentos e dos arquivos, especialmente com o objetivo de lhes assegurar melhor conservação e acessibilidade.
Um programa de gestão de documentos tem o objetivo de manter o produtor no total controle da produção, uso, armazenamento, acesso e descarte dos documentos produzidos, evitando tanto o excesso quanto a falta ou perda dos mesmos.
Gab.: CERTO
Por: Mayko Gomes
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Erreia a questão por pensar que DESIGNAÇÃO (indicação) fosse diferente de DESCENTRALIZAÇÃO (separar, dissociar).
ainda acho que é, mas...................
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Só pra completar o que o e-arq Brasil diz:
A gestão arquivística de documentos compreende:
- definição da política arquivística;
- designação de responsabilidades;
- planejamento do programa de gestão;
- implantação do programa de gestão.