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http://www.fazerfacil.com.br/apostilas/fases-da-gesto-de-documentos-arquivologia-para-concursos/
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Primeira Fase
Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um orgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Esta fase é composta pelos seguintes elementos:
elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência;
controle da produção e da difusão de documentos e caráter normativo.:
utilização de processadores de palavras e textos
Segunda FaseUtilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relaciona, os às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também,a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
Terceira FaseDestinação de documentos: envolve atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
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Conservação tem por objetivo a adoção de um plano para a desaceleração do processo de degradação.
Restauração trata das medidas que visam a estabilizar os danos através da recuperação dos documentos deteriorados.Preservação tem uma dimensão mais abrangente, já que conjugam iniciativas administrativas, políticas e sociais de proteção das possíveis deteriorações que comprometem a inteireza e a existência dos documentos e, consequentemente, das informações neles contidas, muitas vezes portadoras da história e da memória de um indivíduo, de uma instituição, localidade, comunidade, país, etc
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Primeira Fase
Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um orgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Esta fase é composta pelos seguintes elementos:
elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência;
controle da produção e da difusão de documentos e caráter normativo.:
utilização de processadores de palavras e textos
Segunda FaseUtilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relaciona, os às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também,a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
Terceira FaseDestinação de documentos: envolve atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
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Analisando a questão:
Um programa de gestão de documentos deve ser desenvolvido em três fases;
A fase de produção trata das atividades que implementam o programa, que permitem o seu funcionamento. São atividades que envolvem planejamento e estudos, como análise do ambiente, da instituição, das atividades, das leis e normas, das ferramentas a serem utilizadas, estabelecimento de procedimentos, elaboração de manuais, etc. Enfim, toda e qualquer atividade que possa ser entendida como implantação do programa, está na fase de produção.
A fase de utilização trata de atividades que executam as funcionalidades do sistema, como a tramitação, o empréstimo, a consulta, a classificação, o diagnóstico, etc. Toda e qualquer atividade que se relacione com a utilização dos documentos após a sua produção.
A fase de destinação trata de atividades que tratam dos documentos após a sua utilização, como a avaliação, o recolhimento, a eliminação, etc. Toda e qualquer atividade que trate o documento após a sua utilização.
Então podemos concluir que a alternativa correta é a de letra "E".
Apenas por questões didáticas, não existem as fases de avaliação e de conservação.
A avaliação, como já explicado, é uma atividade da fase de destinação da gestão de documentos.
A conservação de documentos, apesar de também poder ser realizada nas fases corrente e intermediária, é uma atividade típica da fase permanente, onde não há gestão de documentos ou qualquer de suas fases em andamento.
Resposta: Alternativa E.
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GABARITO: Letra E
"Na fase de produção devem ser definidas normas de criação visando não só a racionalização de recursos materiais para o registro das informações, mas principalmente a manutenção da integridade, autenticidade, fidedignidade e unicidade do documento de arquivo."
Fonte: Manual de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro. p.12
http://www.aperj.rj.gov.br/doc/manual%20de%20gestao.pdf
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Conforme Marilena Leite Paes, a fase de produção de documentos refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, visando à perfeita compreensão e interpretação de textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; etc.
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Lembrando que a Gestão de estoques tem três fases: Produção, Utilização e Destinação = P.U.D
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Olá, percebo que a banca AOCP se utiliza de várias fontes para elaborar suas questões, no caso de uma prova no RJ e da entidade local ela prorizou arquivologia do manual de gestão da aperj. Estudo com apostilas que são generalizadas e daí que nao há todo este complemento. A arquivologia da VESTICON apesar de bem conceitudada não bate para responder estas questões. O que vcs me sugerem para a banca AOCP administrativo medio ? marynhadantas@yahoo.com.br agradeço.
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Avaliação não entra como uma das fases? alguns teóricos dizem que sim
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As três Fases do programa de gestão de documentos.
Produção = Toda e qualquer atividade que possa ser entendida como implantação do programa.
Utilização = Toda e qualquer atividade que se relacione com a utilização dos documentos após a sua produção.
Destinação = Toda e qualquer atividade que trate o documento após a sua utilização (como a avaliação, o recolhimento, a eliminação, etc.).
Então podemos concluir que a alternativa correta é a de letra "E".
NÃO EXISTEM as fases de avaliação e de conservação.
Avaliação = é uma atividade da fase de destinação da gestão de documentos.
Conservação de documentos = é uma atividade típica da fase permanente, onde não há gestão de documentos apesar de também poder ser realizada nas fases corrente e intermediária.
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EM QUE MOMENTO CÊ TEM QUE RACIONALIZAR (EVITAR DESPÊNDIO/DESPERDÍCIO DOS RECURSOS)? R.: QUANDO TÁ FAZENDO/PRODUZINDO, CERTO?
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Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Prof. Lincoln Barros
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Sinceramente a AOCP dá raiva às vezes. Tenho resolvido questões porque é a banca de um concurso que vou fazer, mas vejo certas questões que até pra achar resposta na internet, por algum material dos sites de concurso, dá trabalho.
E essa questão me levou ainda ao conceito de gestão de documentos que também engloba avaliação:
(CESPE/TRE-GO/2009) Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos,estabelecendo sua destinação, isto é,determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Resposta - C
Achei esse texto também, se for ajudar:
Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou também abordar o tema conforme trabalho de James Rhoads. A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, segundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases:
a) produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;
b) utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;
c) destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.
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Resolução: estamos falando do PUD/PUAD ou PUTAA.
Na produção decidimos se os recursos materiais estão sendo utilizados da maneira mais racional possível e se os documentos estão sendo produzidos dentro dos padrões de confiabilidade necessários.
Resposta: E
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COMPLEMENTANDO, Dica: a gestão de documentos, que possui 3 fases (produção, utilização e destinação), SOMENTE ocorre nas fases corrente e intermediária.
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PRODUÇÃO
•Racionalização na criação de documentos.
•Otimização do uso de recursos.
•Escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas empregados no processo.
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· 1ª fase: produção – é a criação de documentos – É Toda e qualquer atividade que possa ser entendida como implantação do programa. deve definir normas visando à racionalização de recursos materiais e, principalmente, à manutenção da integridade, autenticidade, fidedignidade e
unicidade do documento de arquivo. Esta fase é composta pelos seguintes elementos: elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência; controle da produção e da difusão de documentos e caráter normativo.: utilização de processadores de palavras e textos
· 2ª fase: utilização/utilização e conservação – refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relaciona, os às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também,a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
· 3ª fase: destinação/avaliação e destinação - Compreende a ANÁLISE e AVALIAÇÃO dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda(seleção e fixação de prazos), determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a instituição. Avaliação também é entendida como sendo os processos relacionados à análise de documentos, com vistas a estabelecer sua destinação. em conformidade com os valores que lhes foram atribuídos.
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“Produção de documentos: (...) contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho institucional." Marilena Leite Paes