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Gaba: B
Inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).
Ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.
(Arquivologia para Concursos- Renato Valentini,2013;4Ed)
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Gab. B
Inspeção: consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar ao arquivo por diversos motivos:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informação;
c) para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro etc.;
d) em obediência a uma rotina.
Ordenação: É à disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito
da natureza dos documentos. Vejam os métodos básicos: Ordenação Alfabética;Ordenação Cronológica;Ordenação Geográfica;Ordenação Temática;Ordenação Numérica.
É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma função sejam guardados juntos, para que se perceba como começou a ação
e como terminou, formando assim os dossiês de fácil compreensão para quem pesquisa.
Fonte: Manual Técnico da Universidade Estadual de Campinas, pág. 21.
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Resolução 14 CONARQ:
2.1.2 – ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf
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Gab. B
Material para estudo:
link: http://www.arquivologiaparaconcurso.com/tpicos-de-arquivologia
tópico: operações de arquivamento
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Etapas de Arquivamento: Inspeção, Estudo, Classificação, Codificação, Ordenação e Guarda dos Documentos.
Inspeção: verificar se o documento deve ser arquivado.
Estudo: verificar a existência de documento semelhante.
Classificação: escolha do método a ser utilizado (operação intelectual).
Codificação: inserir um código de acordo com a classificação do método.
Ordenação: disposição dos documentos.
Guarda dos Documentos: guardar o documento.
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Exame = Inspeção.
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ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO 1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia; 4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas; 6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo número.
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I É CC OH GOD?
inspeçao
estudo
classificaçao
codificaçao
ordenaçao
guarda/arquivamento