Questão Q64369

Question

Para realizar a avaliação, o arquivista deve selecionar um grupo de servidores da administração para formar uma comissão de avaliação, com a finalidade de sugerir critérios e prazos para preservação ou eliminação de documentos. Entretanto, cabe exclusivamente ao arquivista do órgão a responsabilidade de criar um instrumento de destinação, orientar sua aplicação, orientar o processo de seleção, bem como emitir a autorização para a eliminação de documentos.

Answer

A eliminação de documentos produzidos por
instituições públicas e de caráter público será realizada mediante
autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio
de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a
eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes
do Poder Público.

Answer

A avaliação de documentos é a definição dos prazos de guarda e a destinação final dos documentos.
É realizada por uma Comissão de Avaliação de Documentos formada por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionalmento da instituição e resulta na elaboração da Tabela de Temporalidade, que, uma vez criada, deve ser aprovada por uma Autoridade Competente do órgão.

Conclusão: O que deve ser aprovada pela Autoridade Competente (possivelmente um arquivista) é a Tabela de Temporalidade e não a destinação final dos documentos que é definida pela Comissão de Avaliação.

Para complementar, caso seja perguntado em uma outra questão sobre o assunto:

Vantagens da Avaliação:
-Ganho de espaço físico;
-Agilidade na localização dos documentos;
-Economia de recursos humanos e materiais.

Fonte: 6ª Edição de setembro de 2012 do RESUMÃO "Arquivologia para concursos" do Prof. Elvis Corrêa Miranda

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