=> Operações de Arquivamento
O arquivamento de documentos é feito a partir das seguintes rotinas/operações:
- inspeção: leitura do último despacho para verificar se o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação;
- estudo: é a leitura do documento para verificação das informações que lhe serão atribuídas e se há antecedentes ou necessidade se fazer referências cruzadas.
- classificação: determinar sob qual método deverá ser arquivado o documento e se haverá necessidade de utilizar referências cruzadas.
- codificação: etapa na qual são colocados nos documentos os símbolos referentes ao método de arquivamento que foi utilizado, podendo ser letras, números, cores, etc.
- ordenação: agrupar os documentos de acordo com a codificação aposta, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores.
- guarda dos Documentos: é o arquivamento, ou seja, a guarda ordenada dos documentos ou inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida.
Fonte: Apostila - Noções de Arquivamento - Professor Darlan – Aula 4