Na arquivística, assim como em muitas áreas do conhecimento humano antes de qualquer intervenção técnico-administrativa, é necessário que seja realizado um exame da situação presente para que seja planejada e implementada uma ação futura. Assim, por exemplo, é quando o médico examina o paciente com a finalidade de curá-lo. Diagnóstico, desse modo, é definido como a análise detalhada dos vários aspectos relacionados à estrutura e ao funcionamento do arquivo da empresa.
O processo de diagnóstico arquivístico procura saber informações como:
• Existência de normas e manuais de arquivo.
• Localização e instalações físicas.
• Volume documental e espaço físico ocupado.
• Condições ambientais e de armazenamento dos documentos.
• Recursos humanos.
• Gênero e natureza dos arquivos.
• Classificação/arranjo dos documentos, identificando os métodos de arquivamento adotados.
• Procedimentos e formas de acesso à informação.
• Controle de consultas, empréstimos e processos de reprografia e automação utilizados.
• Estado de preservação e conservação dos documentos.
Em síntese, é preciso, então, conhecer o contexto em que está inserido o arquivo na instituição, no sentido de planejar melhorias para a situação encontrada.
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De posse dos dados coletados, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e a fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo; enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
Fonte: Paes (2005, p. 36).
Fonte: Leonardo Reis & João Tiago.
Gab.: ERRADO