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Etapas de arquivamento
São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
1. Inspeção
Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
2. Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.
3. Classificação
Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.
4. Codificação
Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.
5. Ordenação
É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
6. Guarda dos documentos
É o arquivamento propriamente dito.
Assertiva - C
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A banca cobrou o conteúdo de uma obra do Arquivo Nacional de 2001.
2.1.2 – ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
Fonte:
Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública / Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001
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Gabarito: C
Arquivamento (na fase corrente)
Etapas:
• inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).
• análise (estudo, classificação e codificação) – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.
• arquivamento – é a guarda do documento no local designado.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.