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3.3. Arquivamento (na fase corrente)
3.3.1. Etapas:
• inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).
• análise (estudo, classificação e codificação) ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.
• arquivamento – é a guarda do documento no local designado.
(Arquivologia para Concursos;Renato Valentini;P.112)
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O objetivo da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos documentos, inclusive possibilitando maior precisão na atividade de recuperação das informações. É importante salientar que a classificação deve ser a primeira etapa dos procedimentos de organização dos documentos arquivísticos, a partir da qual deve ser aplicada a etapa da ordenação para complementar e tornar a organização mais eficiente e eficaz.
Arquivologia Facilitada - Leonardo Reis e João Tiago -2013
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Gabarito Correto.
A ordenação é complementar à classificação de documentos e não funciona de ordem isolada, como é vista nos órgãos públicos em geral. Na prática, ela facilita o usuário a localizar o documento com mais rapidez e determina critérios de recuperação dos documentos, de acordo com a realidade do setor.
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3.3. Arquivamento (na fase corrente)
3.3.1. Etapas:
• inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).
• análise (estudo, classificação e codificação) ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.
• arquivamento – é a guarda do documento no local designado.
(Arquivologia para Concursos;Renato Valentini;P.112)
O objetivo da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos documentos, inclusive possibilitando maior precisão na atividade de recuperação das informações. É importante salientar que a classificação deve ser a primeira etapa dos procedimentos de organização dos documentos arquivísticos, a partir da qual deve ser aplicada a etapa da ordenação para complementar e tornar a organização mais eficiente e eficaz.
Arquivologia Facilitada - Leonardo Reis e João Tiago -2013
Gabarito Correto.
A ordenação é complementar à classificação de documentos e não funciona de ordem isolada, como é vista nos órgãos públicos em geral. Na prática, ela facilita o usuário a localizar o documento com mais rapidez e determina critérios de recuperação dos documentos, de acordo com a realidade do setor.
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Complementando...
A organização correta dos arquivos segue a seguinte sequência:
CLASSIFICAÇÃO > ORDENAÇÃO > ARQUIVAMENTO
*Lembrando que a classificação e a ordenação são operações intelectuais e o arquivamento é uma operação física.
Ordenação é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação, os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.
ARQUIVOLOGIA FACILITADA - MAYKO
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Fases de Arquivamento: IE CCOG
1. Inspeção;
2. Estudo;
3. Classificação;
4. Codificação;
5. Ordenação: Maneira como os documentos são dispostos, Leva-se em conta a classificação e a codificação.
6. Guarda (arquivamento)
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Gabarito Correto
Operações de Arquivamento
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:
•• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.
•• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
•• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
•• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores.
•• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.
•• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.
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Fases de Arquivamento: IE CCOG
1. Inspeção - LEITURA DO ÚLTIMO DESPACHO
2. Estudo - LEITURA DO DOCUMENTO
3. Classificação - DETERMINA SOB QUE CODIFICAÇÃO DEVERÁ SER ARQUIVADA
4. Codificação - SÃO COLOCADOS SIMBOLOS REFERENTE AO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
5. Ordenação - AGRUPA OS DOCUMENTOS DOIS OBJETIVOS
- AGILIZAR O ARQUIVAMENTO
- RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO
6. Guarda - É O ARQUIVAMENTO
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CORRETO
C. O. A - NESSA ORDEM
CLASSIFICAÇÃO
ORDENAÇÃO
ARQUIVAMENTO
ORDENAÇÃO (INTELECTUAL): Acontece após a Classificação e Codificação (esta é uma etapa da Classificação)
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O arquivamento é um processo composto de três etapas:
Classificação: registrar no documento código de classificação, conforme adotado na instituição;
Ordenação: organizar o documento de maneira lógica, dentro da classificação adotada;
Arquivamento: guardar o documento fisicamente no local que lhe foi designado.
Gabarito do professor: Certo
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O arquivamento é um processo composto de três etapas:
Classificação: registrar no documento código de classificação, conforme adotado na instituição;
Ordenação: organizar o documento de maneira lógica, dentro da classificação adotada;
Arquivamento: guardar o documento fisicamente no local que lhe foi designado.
Gabarito do professor: Certo
Por: Mayko Gomes
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O arquivamento é um processo composto de três etapas:
Classificação: registrar no documento código de classificação, conforme adotado na instituição;
Ordenação: organizar o documento de maneira lógica, dentro da classificação adotada;
Arquivamento: guardar o documento fisicamente no local que lhe foi designado.
Gabarito do professor: Certo
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Acredito que a questão foi retirada do livro da Marilena.
De acordo com a autora, as operações de arquivamento são:
1) inspeção
2) estudo
3) classificação
4) codificação
5) ordenação
6) guarda (arquivamento propriamente dito)
Ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Nessa operação os documentos poder ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias. São dois os objetivos da ordenação:
1) agilizar o arquivamento: gaveta e pasta são abertas apenas uma vez, o movimento é feito em uma só direção.
2) racionalização do trabalho: reunião dos documentos de uma mesma pessoa ou sobre um mesmo assunto antes que o arquivista se dirija ao móvel arquivador.
Fonte: Livro Arquivo: teoria e prática (ed 3, págs 95-100)
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Outra questão CESPE:
A ordenação dos documentos consiste na sua disposição dentro de uma unidade de classificação.
(CERTO)