Questão 2135974

• Banca: COMPERVE
• Órgão: UFERSA
• Ano: 2016
• Provas: COMPERVE - 2016 - UFERSA - Assistente em Administração
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Classificação de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

Paulo foi transferido para o setor de arquivo de uma Universidade. Antes do seu efetivo exercício no novo setor, ele foi convidado a fazer um curso de capacitação em Noções de Arquivos. No primeiro dia de curso, o instrutor assegurou-lhe corretamente que

• A. a codificação utilizada é criada dentro da organização, que produz seu próprio sistema de códigos.
• B. a codificação deve ser atribuída na origem do documento, facilitando o trabalho de quem vai arquivá-lo.
• C. a classificação deve ser realizada com base na leitura do documento e posterior codificação.
• D. a classificação de um documento por grau de sigilo determina que código deve ser aplicado a ele.

Gabarito: C

Comentários

• Está previsto pelo CONARQ que a classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:

  
  a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. 
  b) Codificação - Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

• Gabarito: Letra C

• Em relação à alternativa A: Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/ codificação, com a diferença de que, enquanto a biblioteca adota esquemas preestabelecidos e padronizados (não variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras.

  Fonte: Apostila Gran Concurso

• Questão bastante polêmica, visto que a afirmativa de Luciana considera a alternativa A correta.

  E segundo o professor Darlan, da casa do concurseiro, numa de suas vídeo aulas, ele afirma quê:

  Rotinas do arquivamento:

  1-INSPEÇÃO

  2- ESTUDO

  3- CLASSIFICAÇÃO ( ANTES DA CODIFICAÇÃO)

  4- CODIFICAÇÃO

  5- ORDENAÇÃO

  6 - GUARDA

• A gente fica sem saber o que de fato está correto :(

• Vamos analisar os itens um por vez:
  
  A - No caso das universidades federais, considerando que são integrantes do SINAR, o código utilizado para a classificação de documentos deve ser o determinado pela Resolução CONARQ nº 14. Errado.
  B - A codificação é uma das rotinas dos serviços de protocolo, que devem realizá-la no momento do recebimento do documento. Errada.
  C - Para a correta classificação do documento, é necessária a leitura e conhecimento tanto do conteúdo do documento, quanto do código vigente na instituição. Correto.
  D - Não é possível a classificação de documento sigiloso, pois devido ao seu acesso restrito, não se faz a leitura necessária para conhecimento de seu conteúdo senão por seu destinatário. Errada.
  
  Gabarito do professor: Letra "C"

• tarefas que compõem a gestão de doc:

  
  Produção;
  Tramitação e Uso  (utilização)

  Avaliação e Arquivamento ( P/  DESTINAÇÃO FINAL, É PRECISO FAZER A AVALIAÇÃO,

  CONFORME O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO e a TABELA DE TEMPORALIDADE)

   

   

  Atribuição de classificar o documento segundo o código de classificação  é do protocolo e não do arquivista !

   

  protocolo (conjunto de operações de controle) realiza seguintes atividades:

  
  - Recebimento
  - Registro 

  - Autuação
  - Classificação
  - Expedição/Distribuição 
  - Controle/Movimentação

   

  Classificação:  procedimento p/ classificar o doc em um doS códigos existentes no Plano de Classificação

  determinar O assunto o documento trata,  e decidir  o destino que o documento deve tomar.

  Documentos que chegarem em envelopes devem ser abertos para que sejam classificados.

   

  Expedição: envio do documento para outro órgão externo

  
  Distribuição: remessa interna de documentos para as unidades da da estrutura da instituição.

   

  Arquivamento (fase corrente) -  4 etapas

  
  - Inspeção: examinar o documento, verificando se seu despacho final realmente destina-o ao arquivo, ou  a outro setor;

  
  - Análise: também chamada de estudo, classificação ou codificação, compreende a leitura do documento, para classificar
  consoante o código de classificação apropriado, e realizando as referências necessárias

  ( verificação de documentos antecedentes àquele que está sendo arquivado - tratem da mesma pessoa ou assunto).

   

  - Ordenação: diz respeito à maneira como os documentos são dispostos no arquivo, levando-se em conta a classificação e

  a codificação adotada pelo próprio arquivo. 

   

  Arquivamento final :  guarda do documento no local designado 

   

  classificação

   

  Estrutural: Os documentos serão classificados à semelhança da própria estrutura da instituição que os gera.

  -  pertinentes à área de finanças da empresa serão arquivados separadamente daqueles  pertinentes ao setor de compras,

  ainda que ambos tratem do mesmo assunto.

  
  - Funcional: Os documentos serão classificados segundo as atividades desenvolvidas pela instituição a que estão vinculados. Neste caso, todos os
  documentos que tratem sobre as atividades de “pesquisa” na instituição serão agrupados

  
  - Temático: Os documentos serão classificados segundo o assunto que contenham.

   

   

  Código de classificação de documentos -  "instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou

  recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades"

  
  -  o objetivo do código de classificação de documentos é classificar os documentos produzidos  ou recebidos pela instituição,

  e não fixar prazos ou procedimentos para sua guarda ou destruição

  
  Porém, é a partir do código de classificação (que permite a correta identificação da infinidade de documentos que passam pela instituição)

  que conseguiremos utilizar adequadamente a tabela de temporalidade.

   

  Tabela de temporalidade é o instrumento resultante da avaliação dos documentos,  e determina o prazo de guarda dos documentos

  nas fases correntes e intermediária, bem como sua destinação final

• COMENTÁRIO DO PROFESSOR MAYKO GOMES, AQUI DO QC (para os não assinantes)

  
  A - No caso das universidades federais, considerando que são integrantes do SINAR, o código utilizado para a classificação de documentos deve ser o determinado pela Resolução CONARQ nº 14. Errado.
  B - A codificação é uma das rotinas dos serviços de protocolo, que devem realizá-la no momento do recebimento do documento. Errada.
  C - Para a correta classificação do documento, é necessária a leitura e conhecimento tanto do conteúdo do documento, quanto do código vigente na instituição. Correto.
  D - Não é possível a classificação de documento sigiloso, pois devido ao seu acesso restrito, não se faz a leitura necessária para conhecimento de seu conteúdo senão por seu destinatário. Errada.
  
  Gabarito do professor: Letra "C"

• Anita Concurseira a codificação ocorre no recebimento.

• B - a codificação deve ser atribuída na origem do documento, facilitando o trabalho de quem vai arquivá-lo. Errada.

  A origem do documento (órgão que o produziu) pode ter sido outro, logo não é na origem (produção) do doc, mas no seu recebimento.

  A codificação é uma das rotinas dos serviços de protocolo, que devem realizá-la no momento do recebimento do documento. 

• Inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo se destina ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).

  Análise – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).

  Ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.

  Arquivamento – é a guarda do documento no local designado