Desentranhamento
É a retirada de documentos ou qualquer peça de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado.
O desentranhamento será executado apenas pelo SERPROG nas seguintes situações:
• Necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoas físicas, empresas, órgãos públicos);
• Conveniência em utilizar o original de um documento em outro processo ou expediente já existente;
• Necessidade de abertura de um novo processo;
• Eliminação de folhas ou cópias de documentos, juntados em duplicidade;
• Retirada de documentos juntados indevidamente.
Desmembramento
É a separação de parte da documentação de um processo para formar outro, só ocorrerá mediante despacho da autoridade competente da instituição autorizando e instruindo a solicitação, deve-se lavrar o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO”
Juntada de Processo
É a união de um documento a um processo ou de um processo/protocolado a outro, com o qual tenha relação ou dependência. A juntada de um processo/protocolado a outro processo/protocolado pode se dar por anexação ou apensação.
•Juntada por Apensação
• União provisória de dois ou mais processos para estudo, informações e decisões visando a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
• Os processos apensados continuarão a ter existência própria e decisões distintas, mantendo sua numeração original.
• Deve-se registrar a ação no SIE. O(s) despacho(s) deve ser dado em cada processo. Deverão estar presos por barbante ou elástico.
•Juntada por Anexação
• É a juntada definitiva de um processo a outro ou de um protocolado a um processo, passando ambos a constituírem um só documento, obedecendo sequencialmente a numeração do processo mais antigo/principal. Deve-se anotar na capa do processo principal a numeração dos processos anexados. Registrar a anexação do SIE e lavrar no processo o “Termo de Juntada por Anexação” na última folha do processo mais antigo ou anterior, com carimbo ou manuscrito.
Fonte:http://www.serprog.ufes.br/protocolo-e-arquivo