a) Arranjo = Consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente. Respeitando-se o princípio da proveniência, o arranjo feito deverá espelhar a estrutura e a administração do órgão que os produziu.
b) Descrição = Instrumentos de pesquisa para a localização dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgação.
c) Fundo = O fato de o arquivo permanente ser constituído de diversos fundos faz necessária a análise de quais unidades administrativas irão constituir cada fundo. A escolha desses fundos é estabelecida de acordo com a conveniência de cada situação, contudo, pode ser feita a partir de dois critérios.
1. Estrutural: fundos são constituídos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
2. Funcional: fundos são constituídos por documentos reunidos de acordo com sua semelhança temática, provenientes de diversas fontes geradoras de arquivo.