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Gabarito A.
3. Avaliação e destinação de documentos
3.1. Conceitos
A avaliação de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela de temporalidade), contribuindo, assim, para a racionalização dos arquivos.
De acordo com o dicionário brasileiro de terminologia arquivística do Arquivo Nacional, seleção é a “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade”.
A destinação é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando encaminhá-los à guarda temporária (transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem.
Obs.: Plano de destinação – Segundo o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (publicação do Arquivo Nacional, 2005), plano de destinação é o “esquema no qual se fixa a destinação dos documentos”.
3.2. Objetivos
• reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;
• aumentar o índice de recuperação da informação;
• garantir condições de conservação da documentação de valor permanente;
• conquistar espaço físico;
• aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.
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Alguém poderia esclarecer o que seria esse "Conquistar espaço físico"?
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Conquistar espaço físico seria separar documentos permanentes dos que não possuam valor permanente, sendo estes destinados ao descarte. Dessa forma, evita-se que acumulem documentos desnecessários, ganhando espaço físico.
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As tarefas que compõem a gestão de documentos são : produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok?