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Segundo James Rhoads, a fase de produção envolve: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondências, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistema de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
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QUESTÃO LETRA
a)Atividades de protocolo - FASE DE UTILIZAÇÃO
b)Expedição de documentos - FASE DE UTILIZAÇÃO
c)Gestão de formulários - FASE PRODUÇÃO - fonte Livro Marilena Paes
d)Arquivamento de documentos correntes - FASE DE UTILIZAÇÃO
e)Arquivamento de documentos intermediários - FASE DE UTILIZAÇÃO
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GABARITO: C
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS (J. RHOADS)
▸ 1ª FASE ⇒ PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS: elaboração dos documentos em razão da execução das funções específicas de um órgão, instituição ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais.
▸ Esta 1ª fase compreende os seguintes elementos: elaboração e gestão de formulários, fichas e correspondência; controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo; utilização de software e computadores.
▸ 2ª FASE ⇒ UTILIZAÇÃO (MANUTENÇÃO) DE DOCUMENTOS: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a sua guarda após cessar seu trâmite.
▸ Esta 2ª fase compreende: os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e as técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação; a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo.
▸ 3ª FASE ⇒ DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente.
Fonte: http://www.siga.arquivonacional.gov.br
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Produção:
- racionalização de recursos materiais
- processo de avaliação dos documentos
- gestão de correspondências e elaboração
- diminuição de normas de produção
- gestão de formulários (gabarito)
- utilização de processadores de texto e palavras
- garantir a integridade, autenticidade e fidedignidade
- garantir a unicidade
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Lembrar-se de que o PROTOCOLO não produz doc.