GABARITO: D
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS (J. RHOADS)
▸ 1ª FASE ⇒ PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS: elaboração dos documentos em razão da execução das funções específicas de um órgão, instituição ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais.
▸ Esta 1ª fase compreende os seguintes elementos: elaboração e gestão de formulários, fichas e correspondência; controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo; utilização de software e computadores.
▸ 2ª FASE ⇒ UTILIZAÇÃO (MANUTENÇÃO) DE DOCUMENTOS: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a sua guarda após cessar seu trâmite.
▸ Esta 2ª fase compreende: os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e as técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação; a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo.
▸ 3ª FASE ⇒ DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente.
Fonte: http://www.siga.arquivonacional.gov.br