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Protocolo é o setor responsavel pelo recebimento, registro e controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos. Pode ser:
✗ Centralizado: Quando um unico setor desenvolve as atividades de protocolo do orgão, também chamado de protocolo Geral,ou, Central.
✗ Descentralizado: Quando as atividades de protocolo são desenvolvidas por setores criados para este fim, junto as diretorias dos orgãos,denominados de protocolo setoriais.
"O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação".
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As fases do protocolo são: Recebimento, registro, autuação, classificação, movimentação e controle da tramitação.
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Certo!
Resumo de fácil entendimento.
Protocolo
✔Recebimento: aqui seperamos os documentos em ostensivos e sigilosos.
✔Classificação: aqui inde lndentificamos o conteúdo.
✔Registro: São registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, isso varia de instituição.
✔Autuação: os documentos são enumerados conforme seu posicionamento, ou seja, conforme a chegada do arquivo.
✔Expedição/distribuição: consiste na entrega dos documentos aos seus respectivos destinatários.
✔Controle e movimentação: quando se faz o devido monitoramento.
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Lembrando!
Ele faz o controle da tramitação, mas não a tramitação.
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Posso estar equivocado, mas distribuição é uma coisa e expedição é outra.
DISTRIBUIÇÃO: só ocorrerá na primeira movimentação do documento, os demais documentos (apartir do segundo em diante) serão redistribuídos e tudo isso internamente, ou seja, dentro da mesma instituição.
EXPEDIÇÃO: é a saída do documento de uma instituição “A” para outra instituição “B”. É uma movimentação externa.
Só acho que tal conceito deu margem de erro, para mim estaria correto se fosse:
“O Serviço de Protocolo distribui os documentos recebidos e expede documentos de uma instituição para outra controlando a sua tramitação”.