INSTRUMENTOS DE PESQUISA
GUIA: É destinado à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. É o mais genérico, informa a totalidade dos fundos existentes do arquivo. Tem a finalidade de informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo da instituição. Tem endereço, telefone, horário de funcionamento, condução para o local, regulamento de consulta, recursos oferecidos, requisitos exigidos do pesquisador.
INVENTÁRIO: Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo são identificadas e descritas. Sumário: onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. Reflete o arranjo, sua finalidade é descrever a composição do fundo. Possui introdução com breve histórico sobre a instituição.
CATÁLOGO: Instrumento de Pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. Inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada ou sumária. Sua finalidade é agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma época, digam respeito à mesma pessoa, etc.
REPERTÓRIO: Trata-se de um catálogo seletivo, descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Os documentos têm valor específico sobre determinados assuntos. Tem a intenção de ressaltar documentos individuais.
ÍNDICE: Instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. Remete o leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado.
TABELA DE EQUIVALÊNCIA: Instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para novas que tenham sido adotadas, remetendo ao termo atual que tenha sido empregado em virtude de alterações no sistema de arranjo.
LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO: Relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes.