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Dentre essas tarefas, o arquivamento, isto é, a guarda propriamente dita
do documento, deve ser procedido com todo cuidado e atencrao, uma vez que
o futuro da documentação de urna instituição dependerá do bom ou do mau
tratamento que for dispensado aos documentos em sua fase corrente.
Embora, na prática, tais etapas sejam vencidas uma após outra sem que
se perceba onde se iniciam e onde terminam, cada uma delas será aquí examinada
separadamente, a saber: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação, e guarda dos documentos.
Marilena Paes, página 96 (Arquivo Teoria e Prática)
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INspeção, EStudo, CLASSIFICAção, COdificação, ORDENAção, e GUARDA dos documentos.
"IN.ES. CLASSIFICA.CO.ORDENA e GUARDA."
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UMA VEZ TRAMITADO ESTUDADO e CLASSIFICADO O DOCUMENTO
FAZ-SE UMA INSPEÇÃO NO DOC / ARQUIVO --- ORDENA conforme a CLASSIFICAÇÃO ---- e GUARDA / ARQUIVA / RECOLHIMENTO
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GAB E
Inspeção, pois o arquivo precisa ser inspecionado , Ordenação conforme foi classificado na inspeção e a sua guarda.
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Gabarito: E
Arquivamento (na fase corrente)
Etapas:
• inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo);
• análise (estudo, classificação e codificação) – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa);
• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas;
• arquivamento – é a guarda do documento no local designado.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.