D)
3a) Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída) – ver neste capítulo o assunto “Avaliação e destinação de documentos”, item no 3.
Não se esqueça:
Fases da gestão
Produção
Utilização
Destinação
Obs.: Segundo a UNESCO, os níveis de aplicação de uma gestão de documentos são os seguintes:
– mínimo;
– mínimo ampliado;
– intermediário;
– máximo.
Outras definições importantes:
a) Classificação – é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser recuperados.
b) Plano de classificação – na organização de um arquivo, é um plano que estabelece a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente. Portanto, podemos dizer que um plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão (permitindo o arquivamento correto dos documentos).
Gabarito: d)
ARRANJO: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.
Devem-se distinguir, na etapa relacionada à estruturação e implementação do arranjo dos fundos, dois tipos de atividades:
a) Atividades Intelectuais – relativas à concepção lógica do fundo documental, incluindo-se a definição dos grupos e das séries dos documentos dentro do quadro de arranjo. Em síntese, trata-se de pôr uma ordem inteligível à ordenação do acervo, geralmente por intermédio da elaboração de um organograma.
b) Atividades Físicas – relativas a atos simples, como o acondicionamento de documentos em caixas, a aposição de etiquetas e a identificação de caixas, a colocação das unidades de arquivamento nas estantes, entre outras dessa natureza.