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O gabarito oficial do CESPE considerou a questão como ERRADA. Para Avaliação e destinação utiliza-se a tabela de temporalidade que é desenvolvida por uma comissão permanente de avaliação de documentos
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- A avaliação e adestinação são uma das fases da gestão de documentos.
- Fase primordial, porque define os documentos que serão eliminados ou conservados
- A avaliação é feita através da análise e seleção do documento, com vista à fixação de prazo para guarda ou eliminação, criando-se assim uma TABELA DE TEMPORALIDADE para auxiliar na racionalização dos arquivos.
- A avaliação teve ser feita na fase corrente.
- Destinação: é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando encaminhar os documentos à guarda temporária ( transferência) ou permanente ( recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem.
- Destinação: PLANO DE DESTINAÇÃO
- Instrumentos de destinação: tabela de temporalidade e lista de eliminação.
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GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS
PRODUÇÃO - Elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
UTILIZAÇÃO - Atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, é na fase de utilização que são elaboradas normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.
Obs. (É na atividade de protocolo que se encontra o RE CLA RE MO - RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO e MOVIMENTAÇÃO de documentos.
AVALIAÇÃO/DESTINAÇÃO - Análise dos documentos para estabelecer seus prazos de guarda determinando quais serão recolhidos ao arquivo permanente e quais serão eliminados
A questão está correta somente até "gestão documental", depois disso ela está em dissonância com o que menciono acima. ERRADA.
Pode dar 5 estrelas aki pro papai vai!!!
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Arquivologia\ Gestão de Documentos\ Arquivos Correntes\ Destinação
As atividades dos arquivos correntes foram separadas em cinco setores distintos de acordo com Marilena Leite Paes que são:
Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação
Expedição
Arquivamento- o arquivo propriamente dito
Empréstimo e consulta
Destinação
A Destinação cuidará da avaliação do documento com base no valor e freqüência de uso e assim, determinar o seu destino.
Existem documentos com valor temporário e outros com valor permanente. O valor é determinado pela sua possível finalidade e o tempo desta finalidade e se dividem em três classes de acordo com Marilena Leite Paes:
Permanentes vitais: Aqueles que serão preservados indefinidamente por serem de importância VITAL para organização;
Permanentes: Os que pela informação que contém devem ser conservados indefinidamente;
Temporários: Onde se pode determinar um prazo ou uma data que cessará o valor do documento.
Esta análise será feita por uma Comissão de Análise de Documentos formada por membros efetivos e eventuais. Os membros efetivos compreendem o Chefe do Arquivo e os representantes dos órgãos administrativos, financeiros e jurídicos e os eventuais serão os representantes dos órgãos-fim. Essa comissão produzirá os Instrumentos de Destinação que são apenas dois: Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação.
Em resumo, criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização de acesso à documentação não estão inseridas nas atividades de Destinação.
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A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de produção,tramitação,uso,avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.72
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Realmente o comentário do rubro-negro merece 5 estrelas , realmente muito bom!
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A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”:
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.
Essas atividades não fazem parte da fase de avaliação e destinação como afirma a questão.
"Produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a produção de documentos e facilita o seu manuseio.
Utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recuperação da informação.
Destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise dos valores que eles apresentam para a instituição produtora" (Prof. Darlan Eterno)
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Falou em avaliação, lembre-se da TABELA DE TEMPORALIDADE.
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"A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental" - Somente aqui a questão está correta, o que vem a seguir está incorreto.
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Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.
CESPE STM- 2010 (Q107149)
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FASE DE PRODUÇÃO!!!!
FASE DA UTILIZAÇÃO, LEMBREM DE PROTOCOLO!!!!!
FASE DA DESTINAÇÃO, MEMORIZEM: ELIMINAR, DESCARTAR E ARQUIVAR NA FASE PERMANENTE!!!!!
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A gestão de documentos é composta de três fases: produção, utilização e destinação.
Na fase de produção estão atividades que preparam a implementação do sistema de gestão, como estudos; análises de normas; elaboração de padrões, normas e manuais; e determinação de recursos, metodologia, técnicas e ferramentas necessárias ao seu funcionamento.
Na fase de utilização estão atividades que tratam diretamente com o objeto do sistema de gestão. Uma vez o sistema implementado, as atividades se aplicam aos documentos, como empréstimo, consulta, arquivamento, controle de tramitação, classificação, etc.
Na fase de destinação estão atividades que tratam do documento quando o mesmo já serviu ao seu propósito inicial. São atividades de "dão fim" ao documento, como avaliação, eliminação, recolhimento, etc.
Então a avaliação é a atividade que atribui valor ao documento, ou seja, determina se após cumprir sua finalidade inicial, o mesmo ainda possui alguma importância. Sendo assim, é uma atividade da fase de destinação de documentos, e não de produção.
Gabarito do professor: Errado
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Comentário:
Nem sei por onde começar, esta questão quase não tem nada
certo . Mas, ao invés de simplesmente utilizar os conceitos de Utilização e
Destinação, vou ensiná-lo agora a pescar .
Acompanhe:
A criação de formulários é etapa anterior à elaboração do plano arquivístico,
fase esta que permitirá que se chegue a uma conclusão de como o arquivo será
estruturado e organizado. O mesmo vale para a seleção de materiais e
equipamentos. Tudo isso deve ser pensado muito antes de o arquivo começar a ser
formado.
Sem que isso tenha acontecido antes, não há o que se falar em gestão de
documentos. E eu provo para você:
Segundo a Lei 8.159/1991, em seu artigo 3º, a gestão de documentos é
conceituada como o "conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento".
Ora, os procedimentos não podem ser fixados sem que antes haja um
arquivo, e estamos um pouco antes desta fase quando falamos de seleção de
materiais e elaboração de questionários.
Mas caso você não tenha se convencido apenas com este raciocínio, aqui vai
mais um pouco de teoria:
A avaliação dos documentos é feita através de análise e seleção dos
documentos, o que posteriormente, permitirá a formação da tabela de
temporalidade.
A destinação permitirá o encaminhamento subsequente do documento, ora
para o arquivo intermediário, ora para o arquivo permanente, ora para a eliminação.
Por tudo isto, esta questão só está certa até a palavra "gestão documental".
Depois, pode jogar fora.
Item Errado
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 81 de 12