Instrumentos de destinação: são atos normativos elaborados pelas comissões de análise, nos quais são fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda de documentos. Há 2 instrumentos básicos: tabela de temporalidade e lista de eliminação.
Tabela de temporalidade: é o instrumento de destinação que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. A tabela de temporalidade só pode ser aplicada após sua aprovação pela autoridade competente.
Lista de eliminação: é uma relação específica de documentos a serem eliminados numa única operação e que necessita ser aprovada pela autoridade competente.
Fonte: Arquivo: teoria e prática - Marilena Leite Paes, 3 edição
Gabarito: D
As Atividades dos Arquivos Correntes:
- Protocolo - realiza as seguintes atividades:
- Recebimento
- Registro
- Autuação
- Classificação
- Expedição/Distribuição
- Controle/Movimentação
Classificação: é procedimento que buscará classificar o documento em um dos códigos existentes no Plano de Classificação da instituição.
A Classificação de Documentos consiste em uma atividade prática relacionada à gestão dos documentos.
A classificação de documentos aqui representa a atribuição e um código ao documento conforme o assunto nele tratado.
- Arquivamento - etapas para proceder ao arquivamento:
- Inspeção: examinar o documento, verificando se seu despacho final realmente destina-o ao arquivo, e não a outro setor;
- Análise: também chamada de estudo, classificação ou codificação, compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado corretamente, adotando-se o código de classificação apropriado, e realizando as referências necessárias
- Ordenação: este tópico vai tirar seu sono daqui há pouco. Ordenação diz respeito à maneira como os documentos são dispostos no arquivo, levando-se em conta a classificação e a codificação adotada
- Empréstimo e consulta;
-Destinação.
É PRECISO FAZER UMA AVALIAÇÃO para proceder à devida DESTINAÇÃO CONFORME A TABELA DE TEMPORALIDADE
atividade associadas ao Arquivo Permanente
- Arranjo
- Descrição e Publicação
- Conservação
- Referência (política de acesso e uso dos documentos)
Instrumentos de Pesquisa Básicos:
Guia: orientar os usuários a respeito dos fundos integrantes do acervo do arquivo permanente. É o instrumento mais abrangente,
quer pela sua linguagem de fácil acesso, quer pela visão do conjunto total. É o primeiro instrumento que deve ser produzido.
----- O GUIA É O INSTRUMENTO MAIS SUCINTO/RESUMIDO por abranger todos os documentos!
Inventário: Descreve a composição do fundo
Catálogo: Descreve cada um dos documentos que compõem o arquivo, individualmente, de forma pormenorizada (analítica).
Repertório: Descreve detalhadamente documentos previamente selecionados, segundo critérios temáticos, cronológicos, geográficos, etc.