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"Operações de Arquivamento
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:
•• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.
•• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
•• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
•• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores.
•• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.
•• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante."
Gaba: A
http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/11/tecnicas-de-arquivamento-classificacao.html
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Um mnemônico que me ajuda bastante a gravar as operações de arquivamento é:
INES CLASSIFICA CO ORDEM, GUARDA
Sendo:
INSPEÇÃO
ESTUDO
CLASSIFICAÇÃO
CODIFICAÇÃO
ORDENAÇÃO
GUARDA
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Gabarito: A
IECCOG
Inspeção
Estudo
Classificação
Codificação
Ordenação
Guarda
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são etapas do arquivamento:
1º - Inspeção.
2º - Estudo.
3º - Classificação.
4º - Codificação.
5º - Ordenação.
6º - Guarda dos documentos.
GABARITO -> [A]
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Resolução: o arquivamento envolve algumas ações para que seja eficiente. A questão cita duas (inspeção e classificação) e pede que se indique a alternativa que elenca outra.
As etapas, de forma completa, são: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda de documentos.
Um resumo em palavras-chave sobre essas etapas:
Inspeção: o documento precisa ser arquivado?
Estudo: esse documento está relacionado há algum outro?
Classificação: o documento representa qual função institucional?
Codificação: método de arquivamento
Ordenação: disposição dentro das classes identificadas na classificação
Guarda de documentos: armazenamento em si
Resposta: A
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- etapas sequenciais que o profissional de arquivos deve respeitar antes de efetuar o arquivamento
Estou fazendo as tarefas: EU GOCCEI o contrário (_I_ ´´´´º V).
Eu INSPECIONEI, ESTUDEI, CLASSIFIQUEI, CODIFIQUEI, ORGANIZEI E GUARDEI
> Inspeção: CHECAR se o documento está mesmo destinado ao arquivamento. Para isso deve ser lido o ÚLTIMO DESPACHO para observar se há instrução clara para o arquivamento.
>Estudo: LEITURA cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que ASSUNTO o documento deverá ser CLASSIFICADO e quais as suas eventuais REFERÊNCIAS CRUZADAS.
>Classificação: IDENTIFICAR os assuntos PRINCIPAL e SECUNDÁRIO do documento, assim como REGISTRAR as suas referências CRUZADAS.
>Codificação: ATRIBUIR ao documento o CÓDIGO correspondente a sua classificação, conforma análise na etapa anterior.
>Ordenação: REUNIR os documentos classificados sob um mesmo assunto
>Guarda de documentos: COLOCAR o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou eletrônica), caixa, arquivo, estante, etc. É o arquivamento propriamente dito.