D) VALENTINI (2014, 4ª EDIÇÃO) = 2.7. Terminologia arquivística
Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelos concursandos, pois ultimamente várias bancas têm inserido nos concursos de responsabilidade delas questões envolvendo exatamente definições de termos arquivísticos (como dossiê, acervo, arranjo, unidade de arquivamento, entre outros), baseando-se na referida “terminologia”. Pelo exposto, daremos abaixo o conceito de alguns termos adotados por especialistas da área – membros da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) e do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, entre outros:
• Acervo – Conjunto dos documentos de um arquivo.
• Acesso – Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restritivas.
• Anexação – É a juntada de antecedentes.
• Antecedente – É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa.
• Apensação – É a juntada de precedentes.
• Arquivamento – Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.
• Arquivo em depósito – Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.
• Avaliação ou triagem – Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou históricos.
• Classificação – Na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado (= arranjo).