Fases da Gestão de Documentos
Conforme Paes (2005, p. 54), as fases básicas da gestão de documentos são três:
1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um
órgão. Nesta fase, deve-se intervir nos processos de geração dos documentos organizacionais, tendo em vista
evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. São projetados também modelos de
formulários e demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com as necessidades
dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou de duplicatas, de modo a otimizar e
disciplinar também os serviços de reprografia e automação arquivística.
2. Utilização de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro,
distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária,
bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de
informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
3. Avaliação e destinação de documentos: geralmente considerada a mais complexa das três fases da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
Gabarito: CERTO